Консультация юриста по вопросам законодательства о труде часто связана с проблемными ситуациями. Казалось бы, какие проблемы в отделе кадров… Стопки дел, кипа приказов, бланки грамот… Но даже в этом тихом царстве иногда случается невообразимое – утрата специалистом ОК трудовой книжки.
Причины различны:
- ЧС.
- Беспечность.
- Злой умысел.
Восстановлением стажа занимается:
- специальная комиссия;
- сам наниматель.
Чтобы выдать дубликат, нужно предпринять ряд шагов при утрате трудовой книжки. Ничего особенно сложного, если знать что, как и когда!
Шаг №1. Фиксация факта отсутствия трудовой книжки
Отсутствие трудовой способно выявиться при следующих обстоятельствах:
- Прием-передача при смене ответственных лиц.
- Проверка контролирующим органом.
- Внутренний аудит.
- Обращение сотрудника с просьбой выдать книжку, копию и пр.
Как показывает практика ООО «Бухгалтерские технологии», процентов 80 случаев – это 1-й и 4-й варианты. Готовится докладная записка.
Шаг №2. Создание комиссии для устранения причин утери
Комиссия имеет смысл, когда надо определить, по чьей вине утрачена документация, чтобы:
- Применить дисциплинарное взыскание.
- Обосновать при проверке, что в утрате трудовой виновно конкретное лицо.
Результат комиссионного расследования можно фиксировать актом. Мало того, наши эксперты настоятельно рекомендуют запросить объяснения у виновного сотрудника.
Шаг №3. Установление рабочих мест до поступления к теперешнему работодателю
Делаются соответствующие запросы. Очень замечательно, когда сохранилась копия. Тогда не надо уточнять у работника. Когда сотрудник не помнит, имеет смысл подключить ФСЗН.
Шаг №4. Подготовка запроса на подтверждение стажа
Напоминает действия, связанные с выходом на пенсию. Обращаются на предприятия, где трудился человек, используют возможности ФСЗН.
Шаг №5. Оформление и вручение дубликата
Утрата трудовой работодателем предполагает последующую выдачу дубликата. Соблюдаются общие правила, предусмотренные для подобной документации. Учет дубликатов ведется в специальной книге.
Шаг №6. Возврат документации о стаже, принадлежащей работнику
Подтверждения стажа, после внесения сведений, не хранятся у работодателя, а отдаются сотруднику.
Кадровые консультации по вопросам утраты трудовой книжки способна показаться слишком лаконичной. Если действительно так, наши эксперты готовы дать дополнительные пояснения. Позвоните в ООО «Бухгалтерские технологии» и задайте все вопросы, которые интересуют. Уже ждем звонка!
