Регистрация документов в РБ имеет определенную специфику от одной организации к другой. Например, количество журналов учета прямо зависит от сферы деятельности компании.
При этом «Бухгалтерские технологии» хотят выделить то, что обязано вестись при любых условиях. Все моменты документооборота охватывать не собираемся. Лучше сосредоточимся на трудовых книжках.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Кадровые документы оформляет наниматель или уполномоченное лицо. Оно же занимается и ведением книги по установленной форме.
Здесь регистрируются книжки, полученные от сотрудников при поступлении, дубликаты, вкладыши, а также те, которые оформляются при первом трудоустройстве.
Работнику непременно выдается расписка в свободной форме в получении от него документации. Этот факт фиксируется в книге учета подписью сотрудника. Здесь же указывается и моменты выдачи при увольнении (так же ставится подпись). Если имела место пересылка, проставляется определенная отметка.
Важно наличие нумерации. Страницы шнуруются. Кроме того, обязана присутствовать подпись работодателя. Ведение происходит до полного использования каждого листа. По наблюдениям «Бухгалтерских технологий» обычно это занимает несколько лет.
Бывает, что книга велась неверно. Тогда происходит замена новой. Допускается такой алгоритм:
- Делается запись о том, почему прекращается ведение старой документации.
- Начинается учет трудовых книжек работников по установленной форме.
Старый документ ни в коем случае не уничтожайте, ведь содержит ценные кадровые сведения.
Срок хранения – 50 лет.
Приходно-расходная книга по учету бланков книжек и вкладышей
Такие бланки и вкладыши обладают соответствующей степенью защиты. Учет ведется и по испорченным экземплярам.
В указанную книгу включаются в полном объеме операции, имеющие связь с получением, а также расходованием. Ведением занимается бухгалтерия.
Срок хранения – 3 года после проведения налоговой проверки. Если указанное мероприятие не проводилось – 10 лет.
Книга регистрации расписок о получении трудовых книжек работников
Формируется специальный журнал, который ведется в свободной форме.
Срок хранения – 5 лет.
Как конкретно должно выглядеть? «Бухгалтерские технологии» предлагают такой вариант:
Если регистрация документов РБ оставила какие-то иные вопросы, поговорите с экспертами нашей компании. Успешно ведем кадровое обслуживание организаций, поэтому гарантируем, что дадим четкий ответ даже на самый сложный вопрос! Обращайтесь!
