Регистрация документов в РБ идет в соответствии с нормативами, но часто происходит, что человек не способен быстро найти ответ на тот или иной вопрос. Как раз поэтому «Бухгалтерские технологии» и решили создать сегодняшний материал. Чтобы было комфортнее, разбили на группы.
Регистрация и нумерация
Нужно ли регистрировать докладные?
Да, указанный шаг требуется. Рассматриваемой процедуре подлежат все входящие, исходящие, а также внутренние документы, предполагающие не только исполнение, но и учет.
Требуется ли регистрационный номер ПВТР?
Правила надо оформлять в том порядке, который установлен в компании для регистрации внутренней документации.
Должны ли ЛПА иметь дату и номер? По какому принципу нумеровать, если издает директор, но регулируют разные направления в работе компании?
ЛПА обязаны иметь регистрационный индекс и дату. Номер зависит от способа утверждения:
- Если это делает руководитель – оформляется как самостоятельный.
- Если утверждается распорядительной документацией – регистрируется только тот, которым утверждается ЛПА.
Непременно ли надо каждый год начинать нумерацию приказов заново?
Да, это обязательно. Инструкция по делопроизводству прямо указывает на такой шаг. Делопроизводственный год совпадает с календарным.
Трудовые договоры и договоры подряда также нужно заново нумеровать каждый год?
Да, это необходимо. Трудовой договор – документ внутренний.
Нужно ли с нового года заново начинать нумерацию личных дел, трудовых договоров в соответствующих журналах?
По мнению экспертов ООО «Бухгалтерские технологии», разумным решением будет продолжить нумерацию, ведь это позволит гарантировать строгий учет с уникальным номером.
Все ли документы регистрируются в журнале заявлений?
Все заявления регистрируются. Порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, в которой будет помещено конкретное заявление.
Если присутствует разброс нумерации инструкций по ОТ, можно ли упорядочить через присвоение нового номера приказом директора?
Да, подобное допустимо, но приготовьтесь к серьезным издержкам. Легче завести отдельный журнал регистрации таких инструкций.
Верно ли осуществлять сквозную нумерацию всех приказов, но хранить в разных делах по срокам?
Нет, такое решение не допускается. Распорядительная документация по личному составу с разными сроками хранения регистрируется обособленно. Таков документооборот РБ.
Место и форма регистрации
В компании функционирует канцелярия. ОК при этом выдает справки о месте работы. Где регистрировать исходящий номер?
Тут все зависит от того, что указано в ЛПА организации.
Где регистрировать приказы по взысканию ущерба материального характера с персонала?
Указанный момент также определяется ЛПА, ведь подобные приказы имеют статус документации по основной деятельности. Регистрация указанных документов организации обязана проходить аналогично.
Если раньше должностные инструкции регистрировались в журнале исходящей документации, надо ли заводить обособленный? В какой форме? Каков срок хранения?
Обособленный журнал – на усмотрение фирмы. Срок хранения – 3 года.
В компании регистрация входящей, исходящей и внутренней документации производится в журнале. Считается ли нарушением?
Нет, не считается, ведь зависит от ЛПА. Журнальная форма допустима в фирмах с малым документооборотом.
В конце года журнал не закончен. Нужно ли начинать новый или уместно и продолжить?
Допускается продолжение, ведь журнал относится к категории переходящих дел.
Регистрация документов в РБ способна предполагать и иные нюансы. «Бухгалтерские технологии» остановились только на том, чем интересуются чаще. Если остались вопросы – свяжитесь с нашими экспертами и получите консультацию по кадровым вопросам!
