Делопроизводство в Беларуси обязано вестись в соответствии с нормативами. Если на предприятиях присутствуют профильные сотрудники, которые на достойном уровне владеют этим вопросом, то у ИП совсем иная ситуация. Предприниматели вынуждены вести собственными силами. Как раз поэтому «Бухгалтерские технологии» решили раскрыть некоторые моменты в сегодняшнем материале.
Вопрос №1. На какие нормативы стоит ориентироваться ИП?
Необходимо держать в поле зрения Закон от 25.11.2011 №323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», а также Перечень №140. Требования устанавливаются Министерством юстиции.
Вопрос №2. Нужно ли регистрировать исходящую и входящую корреспонденцию, если за год переписка составляет до 5 писем?
Да, делопроизводство предпринимателя предполагает регистрацию даже в таких обстоятельствах. Это необходимо, так как:
- Требуется соблюдение норм, распространяемых на порядок оформления и обработки документации.
- Регистрационный индекс считается одним из реквизитов, дающих юридическую силу.
Вопрос №3. Допускается ли проставление на корреспонденции только даты с указанием в регистрационном номере «б/н» по причине того, что документации мало? Какова ответственность за отсутствие номера?
Нет, но ответственность не предусмотрена. Регистрационный индекс – это порядковый номер в пределах делопроизводственного года, который после исполнения дополняется индексом по номенклатуре в соответствии с отметкой.
У предпринимателя обязаны наличествовать журналы регистрации:
- входящих;
- исходящих документов.
Если присутствуют работники, еще необходимы журналы регистрации:
- приказов по личному составу (хранение – 75 лет);
- приказов по личному составу (хранение – 3 года).
Вопрос №4. Непременно ли каждый год составлять и утверждать номенклатуру? Какова ответственность за отсутствие?
Да, обязательно, но ответственность не предусмотрена.
Номенклатура – перечень заголовков дел в делопроизводственном году с приведением сроков хранения. Оформляется в установленном порядке. Ввиду того, что делопроизводство индивидуального предпринимателя не разветвлено на структурные подразделения, требуется только 1 экземпляр номенклатуры. Отсутствие – причина хаоса в обороте документов со всеми вытекающими.
Вопрос №5. Каковы требования при передаче на архивное хранение? Требуется ли каждый год формировать архив?
В госархив нужно обязательно передавать при завершении работы на рынке. Присутствует право на передачу скопившегося и на основании договора хранения. Расчет за услуги архива происходит за счет финансов ИП. Делопроизводство индивидуального предпринимателя с позиции порядка формирования архива подчиняется Правилам, утвержденным постановлением Минюста от 24.05.2012 №143.
Вопрос №6. Какова ответственность за отсутствие архива?
Утеря или незаконное уничтожение, а также причинение серьезных повреждений – повод для штрафа, размер которого способен составлять до 30 БВ.
Делопроизводство в Беларуси предполагает массу нюансов. Если остались вопросы, «Бухгалтерские технологии» с удовольствием дадут ответы и помогут с аутсорсингом кадрового делопроизводства. Достаточно только связаться с нашими сотрудниками. Вперед!
