Если рассматривать аутсорсинг, Минск представляется весьма удачной локацией для такой услуги. В столице уйма больших и малых организаций. Беларусь поступательно двигается в сторону делегирования полномочий. Штаты компаний то и дело сокращаются, остаются только незаменимые единицы.
В таком подходе однозначно присутствует рациональное зерно, что подтверждается зарубежным опытом. Если говорить о бухгалтерской работе, передача дел сторонней фирме позволяет получить весомые преимущества:
- Не нужно платить заработную плату не ниже минимального предела.
- Нет необходимости в уплате взносов в ФСЗН и некоторых налогов.
- Отсутствует понятие отпуска и больничного.
- Можно не беспокоиться об обустройстве рабочего места и приобретении профильного ПО.
- Появляется право использовать услуги грамотных специалистов, которые специализируются на конкретном направлении.
- Сотрудничество регулируется Гражданским кодексом, что позволяет максимально подстроить условия под себя.
Плюсов масса. К одной из слабых сторон нужно отнести незначительную осведомленность руководителей хозяйствующих субъектов о том, как правильно передать дела сторонней организации. Вследствие этого нередко возникают проблемы. ООО «Бухгалтерские технологии» готово дать пояснения.
На какие моменты обратить внимание?
Начнем с того, что бухгалтерский аутсорсинг обычно осуществляется по договору оказания услуги на возмездной основе, так как в ГК РБ передача функций отдельной статьей не рассматривается.
Суть правоотношений в том, что исполнитель обязуется по заданию заказчика совершить определенные действия за вознаграждение. Специальные требования не предусматриваются.
Отметим, что на сегодняшний день в законодательстве РБ не содержится норм, которые прямо говорили бы о том, что нужно уведомить ИМНС о смене лица, ответственного за налоговый и бухучет. Это право, а не обязанность. Как поступать – решайте на собственное усмотрение.
При заключении договора руководствуются Гражданским кодексом. В частности, актуальным условием считается предмет соглашения. Чтобы избежать споров в будущем, лучше сразу конкретизировать операции, которые передаются третьему лицу. Например, это способны оказаться:
- создание учетной политики;
- разработка форм ПУД;
- сверка расчетов;
- зарплатные расчеты;
- подготовка отчетности в ИМНС;
- учет имущества, ТМЦ, денежных средств и пр.
Если сомневаетесь в том, что больше не появятся функции, которые захотите передать лицу, которое выполняет аутсорсинг бухгалтерских услуг, используйте формулировку «иные операции по дополнительному согласованию».
Непременно отражайте период, в котором предоставляются услуги. Если надо восстановить учет, стоит отразить в соглашении между сторонами.
Чтобы избежать передачи информации посторонним, нужно включить соответствующее условие в обязанности исполнителя и заказчика. Непременно укажите, что исполнитель отвечает за разработку и предоставление графика оборота документации.
Важно располагать актуальной информацией о положении дел с учетом. Штатного сотрудника можно просто спросить, но с аутсорсером способны возникнуть проблемы. Для этого целесообразно включить пункт, по которому исполнитель обязан в указанный срок представлять акт оказанных услуг, а также сразу сообщать об ошибках и нарушениях в письменной форме.
Заказчику важно не иметь проблем с налоговой, поэтому рекомендуем заранее согласовывать сроки представления информации исполнителем. ЭСЧФ – обязательный документ для плательщиков НДС, но советуем все же прописывать отдельно условие о выставлении его на портал.
Ответственность аутсорсера должна быть материальной. По крайней мере, при возникновении следующих происшествий:
- нарушение сроков подачи отчетов в госорганы;
- ущерб от ошибок исполнителя;
- порча или утрата документации.
Санкции не должны носить абстрактный характер. Четко пропишите меры и размер штрафов.
Стороны сделки находятся в постоянном взаимодействии. При передаче дел стоит подготовить акт приема-сдачи. Форма этого документа в нормах права не установлена. Делайте произвольно. При этом не забудьте включить ряд реквизитов:
- название;
- дата;
- место составления.
Все замечания нужно непременно отражать здесь. Например, когда папки не прошиты. В дальнейшем работа ведется по реестру, который также составляется в произвольной форме. Периодичность и способы передачи предусматриваются в соглашении между сторонами договора.
Обратите внимание, что бухгалтерский аутсорсинг предполагает несколько подходов к хранению. Можно или возвращать после отражения в учете, или сберегать в архиве исполнителя. Если имеет место первый способ, заранее предусмотрите путь возврата (курьер или самостоятельно). Эту процедуру целесообразно оформлять реестром.
В целях безопасности советуем включить условие о передаче электронного архива заказчику приблизительно раз в месяц. Будьте аккуратны с доступом исполнителя к «1С». Этот момент также заслуживает документального отражения.
В каких обстоятельствах не нужно переходить на аутсорсинг?
Положительные стороны описаны в самом начале, но ООО «Бухгалтерские технологии» настаивает, чтобы читатель обратил внимание на моменты, сигнализирующие о том, что сторонний исполнитель вряд ли будет полезен.
Некоторые до сих пор считают, что бухгалтера можно и секретарем дополнительно сделать, и на «холодный» обзвон посадить. Профессионал в области финансов никогда не согласится выполнять несвойственные функции. Каждый должен заниматься своим делом.
Кроме того, вряд ли стоит рассчитывать на ежедневное предоставление отчетности. Все-таки Ваша компания будет не единственной, придется находить время и на других заказчиков. Как раз поэтому на полный захват внимания рассчитывать не стоит.
Исполнитель вряд ли захочет прикрывать мутные схемы. Каждый ценит спокойный сон.
Пожалуй, проблемы способны возникнуть только в этих случаях. Неважно, в каком городе закажете аутсорсинг – Минск, Гомель или др. – везде требуется взвешенный подход. Желаем удачи, вариантов сегодня предостаточно!
