Делопроизводство в организации разрабатывается и ведется на базе локальных инструкций, создаваемых в соответствии с требованиями Инструкции №4 от 19.01.2009 года. Выходит, что наличие государственного норматива не освобождает компании от создания собственного. Как раз об этом забывают многие из тех, кто заказывает аудит в ООО «Бухгалтерские технологии». Чтобы избежать проблем, советуем внимательно прочитать информацию, изложенную ниже.
Какой способна оказаться инструкция?
Вышестоящие структуры способны разрабатывать для подчиненных организаций:
- типовые инструкции – общий порядок для всех;
- примерные инструкции – допускается конкретизация под потребности той или иной организации.
Порядок согласования и утверждения стоит искать в Инструкции №4, о которой говорили выше. Если разговор о структуре, которая не выступает в роли источника комплектования госархивов, то утверждение осуществляется главой фирмы по итогам согласования с вышестоящими организациями.
Кто создает этот норматив?
Делопроизводство организации в Беларуси способно оказаться зоной ответственности различных подразделений или лиц. Если предприятие массивное, этом занимается служба документационного обеспечения при участии архива. В небольших компаниях такая роль отводится кадровым работникам. Случается, что для исполнения подобной задачи требуется дополнительная подготовка, которую проходят в сторонних учреждениях.
Какова структура инструкции?
Этот момент законом не регламентируется, поэтому все ложится на конкретного исполнителя, который действует в соответствии с поручением главы компании.
Классический вариант состоит из 3 частей:
- Вводная (общие положения). Приводится область распространения, причины и цели разработки, а также документация, которая используется наряду с инструкцией.
- Основная (тематические разделы). Это: подготовка, оформление, организация работы, регистрация, контроль исполнения, хранение документации.
- Приложения. Сюда включаются бланки, унифицированные формы документов, которые предполагает делопроизводство в организации РБ.
Работа с кадровой документацией в инструкции
Эти вопросы регламентируются в соответствующих разделах. Часто бывает, что говорится о том, что приказы по основной деятельности ведутся службой документационного обеспечения, а по личному составу – отделом кадров.
Оформление, утверждение и внесение изменений
Готовится на общем бланке, проект передается на утверждение главе компании. Если делопроизводство организации в Беларуси утверждается распорядительным документом (это приказ), то важно указать:
- на факт утверждения;
- дату введения в действие;
- мероприятия, связанные с внедрением норматива;
- сведения о должностном лице, которое осуществляет контроль за исполнением этого приказа;
- ответственных исполнителей.
Датой инструкции считается дата утверждения.
Классическая потребность в корректировке дает знать, когда наблюдается несовпадение с требованиями государственной Инструкции. Изменения вносятся через издание соответствующего приказа. При необходимости существенных корректив стоит создать новую инструкцию.
Таким образом, делопроизводство в организации легко наладить, если хорошо ориентироваться в Инструкции №4. При этом самым простым путем по-прежнему остается обращение к профессионалам. В частности, ООО «Бухгалтерские технологии» с радостью окажет консультацию по делопроизводству и поможет разработать такой локальный норматив!
