Учет кадров для собственников бизнеса часто ассоциируется с парой операций. Прием на работу, подача сведений ПУ – ну, и еще что-нибудь. При этом ООО «Бухгалтерские технологии» неоднократно сталкивалось с ситуациями, когда даже ИП с парой точек на рынке приходится решать гораздо менее тривиальные задачи.
Например, регулярно возникают конфликтные ситуации. Проблема во взаимоотношениях работников, несогласие с нанимателем – вариантов предостаточно. В таких обстоятельствах особенное значение получает служебная/докладная записка – в РБ это слово слышали даже те, кто еще не сделал первый шаг в карьере. Ниже приведем ответы на некоторые вопросы, с которыми к нам приходили за последний год.
Вопрос: Что же все-таки нужно писать – докладную или все-таки служебную?
Докладная записка – это документ информационного характера. В роли адресата выступает руководитель в порядке прямого подчинения. В докладной обстоятельно излагаются те или иные моменты с соответствующими выводами и предложениями от пишущего. Служебные же записки в нормативах РБ не фигурируют. Из этого ООО «Бухгалтерские технологии» предлагает сделать вывод, что писать правильно докладную.
Вопрос: Есть ли градация докладных?
Принято выделять:
- инициативные (к примеру, просьбы, предложения, а также факты);
- отчетные (допустим, ход работы, исполнение того или иного поручения).
Кроме того, можно разделить на:
- внутренние – адресуются главе компании;
- внешние – отправляются руководителю структуры выше по иерархии.
Вопрос: Внутренняя докладная готовится в произвольной форме или нужно придерживаться каких-то рекомендаций?
Нужно ориентироваться на Инструкцию №4 и СТБ 6.38-2016. Такие документы адресуются руководителю и оформляются на А4 или А5. Содержимое состоит из 2 частей:
- Вводная – излагается состояние рассматриваемого вопроса, а также факты, которые толкнули на написание, делается анализ.
- Основная – приводятся определенные выводы, излагаются просьбы или предложения.
Должна стоять подпись составителя. Датой считается момент подписания.
Вопрос: Нужно ли в приказах в РБ ссылаться на докладную записку?
«Бухгалтерские технологии» считают, что это непременно стоит делать. Доказывать вину сотрудника – обязанность нанимателя. Докладная – отличное основание для приказа, а без этого его не издать.
Вопрос: Надо ли регистрировать?
Да, это необходимо. Регистрации подлежат все входящие, исходящие, а также внутренние документы, предполагающие исполнение и учет. Способ создания, а также передачи при этом значения не имеет. Процедура, которую раскрываем сейчас, может происходить централизованно или по отделам. Все зависит от особенностей документооборота в конкретной фирме.
Если у читателя другой вопрос, приглашаем проконсультироваться с нашими специалистами. Поверьте, с поддержкой ООО «Бухгалтерские технологии» кадровая работа в Вашей компании выйдет на качественно иной уровень!
