Оформление командировки за границу

Не стоит сразу бежать в поиск с запросом «командировка 2021». Достаточно регулярно заглядывать на ресурс ООО «Бухгалтерские технологии», где рассказывается масса полезностей. В частности, сегодня обсудим вопрос, который актуален для многих компаний: как правильно отправить работника за границу со служебными целями?

Командировка – неотъемлемая часть работы в РБ

Командировка работника – служебное поручение, выполняемое вне места занятости. Подобные поездки позволяют решить массу важных вопросов. Например, наладить деловые контакты с контрагентом, изучить положение дел в филиале и т.д. В особенности частотны такие мероприятия для крупных организаций с большим количеством партнеров.

Обратите внимание, что не любое перемещение имеет такой статус. Если в поездку отправляется лицо, которое постоянно находится в пути, или тот, чья деятельность не закреплена трудовым договором/контрактом, о командировке разговор не ведется.

Продолжительность способна оказаться различной, но всегда известна заранее. Для некоторых вопросов достаточно одного дня, в других случаях – не всегда хватает и недели. Беременных, а также женщин с детьми до 3 лет в такую поездку отправить нельзя.

Командировка – это мероприятие, которое всегда решает определенные задачи. Такое перемещение сотрудника нормируется белорусским законодательством.

Оформление задания

Согласно общему правилу, этот шаг не носит обязательный характер. При этом любая из рассматриваемых сегодня поездок представляется операцией ответственной, поэтому рекомендуем не пропускать этап.

Обычно задание содержит ряд сведений:

• куда отправляется сотрудник;
• цель поездки;
• время нахождения за пределами РБ;
• план встреч и переговоров;
• перечень моментов, которые нужно закрыть в ходе командировки;
• предмет договора (если заключается);
• иные сведения, которые требуются для решения поставленных задач.

ООО «Бухгалтерские технологии» рекомендует утверждать задание. Это делается нанимателем. Обязательно должна присутствовать подпись работника.

Оформление согласия сотрудника

Получение положительного ответа от работника требуется в определенных ситуациях:

• если срок превышает 30 дней;
• если направляется женщина, имеющая детей до 14 лет;
• если направляется мать ребенка-инвалида до 18 лет;
• если направляется отец, воспитывающий детей без матери;
• если направляется опекун;
• если направляется инвалид.

Согласие должно иметь письменную форму. Это позволит избежать последующих споров с сотрудником.

Оформление приказа о командировке

Распорядительный документ должен содержать определенные реквизиты. Возможно, уже догадались, что подразумеваются:

• Ф.И.О. командируемого;
• должность этого лица;
• наименование структурного подразделения, в котором он трудится;
• место, срок, цель командировки.

Если в качестве основания для поездки выступает приглашение (например, от международной организации), в приказе указываются условия согласно этому документу с учетом обязательств принимающей стороны.

Оформление командировочного удостоверения

По общему правилу, необходимость выдачи определяется нанимателем на собственное усмотрение. Форма также устанавливается лицом, которое направляет сотрудника в деловую поездку.

Оформление расчета аванса на командировку

Производится на основании приказа о том, что происходит командировка за границу. Способен иметь вид бухгалтерской справки или другого документа, принятого в конкретной организации.

Аванс выдается в иностранной валюте или белорусских рублях до отъезда. Кроме того, на нанимателя возлагаются обязанности по возмещению расходов:

1. По проезду к месту командировки и обратно.
2. По найму жилого помещения.
3. Суточные.
4. Иные затраты, которые производятся сотрудником с ведома руководства компании, которая отправила в поездку.

Оформление табеля использования рабочего времени

Учет ведется в табелях, годовых карточках и прочих документах, форма и порядок заполнения которых определяются нанимателем. Время в рабочей поездке учитывается по отдельности.

На командированного распространяется режим труда и отдыха, который установлен по месту, куда отправляется. Заработная плата сохраняется за все дни и распорядку работы той организации, которая является постоянным местом для сотрудника.

Делаем выводы

Командировка за границу – мероприятие, документальное сопровождение которого ложится на нанимателя. Разговор не только о том, что нужно издать приказ и т.д., но и о необходимости разработки формы.

Несмотря на то что предполагается поездка за пределы нашей страны, нельзя говорить о том, что законодатель чересчур усложнил процедуру. Наоборот, чувствуется стремление стимулировать деловую активность хозяйствующих субъектов.

Подготовка документации способна производиться различными работниками. Если компания небольшая, с большой вероятностью можно предполагать, что этим станет заниматься бухгалтер. Стремление сэкономить на штатных единицах – норма в условиях нынешнего законодательства.

Готовя сотрудника к такой поездке, заранее предусмотрите возможные нестандартные ситуации, позаботьтесь о том, чтобы командируемый располагал всем необходимым для успешной деятельности по месту отправки. В частности, должна в полном объеме присутствовать документация.

Командировка 2021 года – мероприятие, которое легко спланировать и осуществить. Если необходимо, ООО «Бухгалтерские технологии» помогут с составлением приказа, авансовым расчетом и т.д. Поверьте, с нашей поддержкой Вам по плечу любые начинания!