Кадровое дело носите непрерывный характер. Если уходит специалист ОК, не означает, что новый сотрудник будет действовать с нуля. Как же организовать передачу документации? Ответ на этот вопрос знают эксперты ООО «Бухгалтерские технологии».
Шаг №1. Поручение соответствующим специалистам приема-передачи кадровых дел (если нужно – создание комиссии для контроля этой процедуры)
Начинается передача кадровых дел с издания соответствующего приказа. Утверждается комиссионный состав, определяется цель создания – прием-передача на основании освобождения сотрудника от должности. Обычно в комиссию включаются:
- глава компании или его зам;
- главный бухгалтер;
- инженер по ОТ;
- кадровые сотрудники.
Ключевая задача – обеспечить правомерность, а также объективность осуществляемой процедуры.
Шаг №2. Проверка документации
Кадровая документация предполагает пристальное внимание. Важно, чтобы соответствовала требованиям законодательства (в том числе и тех нормативов, которые касаются делопроизводства). Все проверяется, составляется перечень, выявляется то, чего не хватает.
Определяется то, что должно быть в обязательном порядке и составляется список.
Шаг №3. Оформление приема-передачи дел
Кадровая документация передается по акту. Форма не утверждена, поэтому вольности уместны, но «Бухгалтерские технологии» советуют держаться в рамках общих требований делопроизводства.
В тексте акта описывается выполненная работа, результаты, информация о делах и пр. Срок хранения акта составляет 3 года.
Особенное внимание при передаче кадровых дел уделяйте трудовым книжкам. Если необходимо – дополнительно консультируйтесь с нашими специалистами. Ждем!
