Как IT-компании организовать дистанционное рабочее место?

Дистанционная работа превратилась в устойчивую тенденцию в последние годы. Ее рассматривают даже те, кто раньше и не помышлял о таком подходе. При этом нельзя сказать, что это свежие веяния. За рубежом подобное встречается сплошь и рядом. Если говорить о сфере, где наиболее популярно, на первое место выходят информационные технологии.

Беларусь не осталась в стороне, пересмотрев Трудовой кодекс, который вступил в законную силу еще зимой 2020 года. Так, появилась глава 25-1, регулирующая удаленный труд, существенные условия таких договоров и нюансы ОТ.

ООО «Бухгалтерские технологии» хочет поговорить об организации рабочего места в таком контексте, ведь финансовые сотрудники в малых фирмах часто не только считают, но и занимаются персоналом. Если относитесь к такой категории, информация непременно окажется полезной.

Что такое дистанционная работа?

Это такая деятельность, которая исполняется сотрудником вне места расположения нанимателя с использованием информационно-коммуникационных технологий. Если рассматривается дистанционная работа в РБ, в глаза бросается несколько весомых признаков такой занятости:

1. Происходит вне офиса, в любом удобном месте. К локации законодатель не предъявляет требований. При этом наниматель имеет право озвучить конкретное рабочее место в договоре и требовать, чтобы персонал находился там в течение трудового дня.
2. Применяются ИКТ. Это целая совокупность технологий, способствующих сбору, обработке, хранению, отображению и т.п. информации в интересах лиц, ее использующих. Можно использовать компьютеры и другие гаджеты. Результат труда обычно передается через Интернет.

ООО «Бухгалтерские технологии» обращает внимание читателей, что Сетью пространство для трудовой деятельности не ограничено. Допускается и ремонт одежды, и сборка изделий, и др.

Дистанционная форма работы при заключении договора должна предполагать определение порядка взаимодействия с нанимателем. Так правильнее и продуктивнее. Например, непременно оговорите условия обмена документацией, которая содержит:

• техническое задание;
• результаты труда;
• заявления и пояснительные сотрудника;
• уведомления;
• приказы и т.д.

Чтобы не было спора о дате получения документации, стоит обязать сотрудника информировать об этом соответствующим образом. Правовые основы цифрового документооборота установлены Законом под номером 113-3.

Положительные и отрицательные моменты применения дистанционной занятости в IT

Начнем с того, что наши эксперты относят к категории несомненных преимуществ. Обратите внимание, что касаются не только сотрудника, но и нанимателя. Наверное, поэтому рост числа таких специалистов и интенсивен. Итак, плюсы:

1. Сокращаются издержки на аренду помещения, содержание рабочего места (например, коммунальные платежи).
2. Отсутствуют затраты на оборудование для трудового места (офисная техника).
3. Легко быстро заменить заболевшего сотрудника.
4. Можно оперативно привлечь дополнительных людей в штат.
5. Право приглашать специалистов с большей квалификацией, живущих в других населенных пунктах.
6. Экономия на фонде заработной платы. Обычно люди соглашаются на меньшие деньги, чтобы иметь возможность трудиться в комфортных условиях.

Как читатель догадывается, имеют место и отрицательные моменты. Озвучим те, которые считаем наиболее существенными:

1. Нельзя контролировать трудовую дисциплину на должном уровне.
2. Сложнее следить за качеством исполнения задач.
3. Высокий риск утечки информации, имеющей статус коммерческой тайны.

Чтобы минимизировать негатив (его не так много, но каждый момент серьезен), ООО «Бухгалтерские технологии» советует тщательно организовывать удаленную работу.

Рекомендации по созданию среды для дистанционной занятости

Начнем с контроля трудовой дисциплины. Дистанционная работа в РБчасто привлекает отсутствием пристального ока начальства, но это не означает, что нельзя держать подчиненных в тонусе.

На удаленщиков распространяется режим рабочего времени и отдыха, устанавливаемый руководством в соответствии с ТК. Продолжительность дня для офисных сотрудников и тех, кто исполняет обязанности дома, должна быть одинаковой. Эти моменты прописываются в договоре.

Как конкретно контролировать? Можно, допустим, несколько раз в день звонить, отправлять имейлы и т.д. В контракте укажите источники коммуникации и обязанность сотрудника отвечать на звонки и корреспонденцию. При построении компьютерной сети спецпрограммы позволяют определить, кто отсутствует. Остается выяснить, по какой причине.

Вторым значимым моментом признается качество. Рекомендуем быть предельно скрупулезными при составлении ТЗ, четко излагать критерии оценки результата. Целесообразно требовать отправки работы частями, по итогам каждого дня, чтобы держать руку на пульсе.

Допускается варьирование форм оплаты. Например, можно прямо привязать к результату, в том числе и качеству. Неисполнение чревато негативными последствиями для сотрудника.

ООО «Бухгалтерские технологии» уверено на 100%, что грамотная проработка этого момента способна сохранить качество при существенной экономии на содержании офисного сотрудника. Знаем массу позитивных иллюстраций. Нужны дополнительные советы? Обращайтесь напрямую, расскажем.

Профессиональные качества принято оценивать при приеме на ту или иную должность. Учитывайте рекомендации с прошлых мест, способности сотрудника (для удаленщиков крайне важна самоорганизация). Допускается испытательный срок, но важно озвучить это в договоре.

Охрана труда в таком контексте имеет определенные особенности. Общие обязанности по ОТ распространяются частично. Нужно ознакомить персонал с оборудованием и средствами, предоставляемыми нанимателем. Отразите это в договоре.

Если используются собственные технические приспособления, работодатель избавляется от обязанности обеспечивать ОТ по общим правилам. Сохраняется при этом обязанность страховать от несчастных случаев и профзаболеваний. Также остается необходимость расследовать несчастные случаи при исполнении.

Бывает, что для обеспечения надлежащего качества приходится раскрывать коммерческую тайну. Обязательство о неразглашении стоит непременно разработать и заключать с каждым дистанционщиком. Установите в этом документе:

• права и обязанности, связанные с соблюдением секретности;
• порядок доступа к коммерческой тайне;
• срок действия обязательства.

За сохранение в секрете некоторые даже доплачивают. Наши эксперты полагают, что это хороший стимул для персонала.

Документация, не предполагающая ознакомления под подпись, способна направляться путем файлового обмена в электронном виде.

При этом помните, что нужно своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях и знакомить под подпись. Присутствуют и другие обстоятельства, когда без росчерка пера не обойтись. Если это требуется, возможна отправка в электронном виде с последующей отсылкой на бумажном носителе в течение 2 дней с уведомлением о вручении.

Трудовой договор с удаленщиком подписывается исключительно в его личном присутствии. Непременно укажите, что занятость дистанционная. Что касается доп. соглашений, то здесь как вариант можно рассматривать и цифровые каналы, но с последующей отправкой документа и на бумажном носителе.

Как видите, дистанционная работа предполагает массу нюансов, но грамотный подход превращает ее в настоящую находку для нанимателя. Обязательно рассмотрите такую альтернативу в контексте собственного бизнеса. Если надо – поможем!