Делопроизводство в каждой компании РБ признано ключевым процессом, ведь легальная работа на рынке возможна исключительно при условии, что документируется каждое событие. Ведением способно заниматься не только структурное подразделение, но и отдельный работник.
При реорганизации компании часто сталкиваются с трудностями, ведь надо не только оформить саму процедуру, но и решить, как поступать с документами. Вопрос интересный, поэтому «Бухгалтерские технологии» не могли остаться в стороне.
Правовое регулирование и другие общие моменты
Порядок передачи дел в рассматриваемом контексте зафиксирован в 2 нормативах:
- Закон от 25.11.2011 «Об архивном деле и делопроизводстве».
- Правила работы архивов, утвержденные постановлением Минюста от 24.05.2012 №143.
Делопроизводство при реорганизации передается правопреемнику (если не подразумевается госструктура). Обратите внимание, что процесс смены статуса на рынке бывает различным:
- слияние – в этом случае законченные дела включаются в фонд старой компании, а незаконченные — новой;
- присоединение – та же ситуация, но обратите внимание, что прежняя фирма может получить статус того же филиала, а значит ее дела могут быть сформированы в самостоятельный фонд;
- разделение – законченные дела остаются у прежней организации, а незаконченные передаются новым предприятиям в соответствии с тем разделением функций, которое присутствует в конкретном случае;
- выделение – аналогично происходит и здесь, но с учетом особенностей самой разновидности;
- преобразование – в этих обстоятельствах вся документация включается в единый фонд, если не разговор о государственной структуре.
Важно разделять документальный и архивный фонды. В первом случае – это обычные документы, во втором – те, что находятся на архивном хранении.
Где находится? Зависит от ряда моментов:
- разновидность;
- форма собственности;
- масштаб деятельности;
- является ли компания источником для госархива;
- присутствует ли вышестоящая структура и пр.
Как раз поэтому специалистам ООО «Бухгалтерские технологии» часто приходится проводить консультации по делопроизводству. Слишком много нюансов.
Передача незавершенных дел, регистрация документации, ведение
Эта операция происходит в соответствии с номенклатурой. Передаются также картотеки, регистрационно-контрольные формы и т.д. Заголовки незавершенных дел включаются:
- в отдельные разделы в зависимости от распределения прав и обязанностей;
- в соответствующие разделы под резервной нумерацией.
Регистрация стартует у правопреемника с первого номера. Если имело место преобразование, то способен наблюдаться несколько иной подход. Тогда допускается продолжение нумерации с начала года.
Официально лицо получает статус реорганизованного с момента регистрации соответствующих изменений.
Ведение делопроизводства в Республике Беларусь после этой процедуры начинается с того, что на обложках отражаются коррективы. Прежнее название берут в скобки, а новое приводят над ними. Зачеркивать «Бухгалтерские технологии» настоятельно не рекомендуют! То же самое происходит и с индексом.
Если персонал был уволен, личные дела готовятся надлежащим образом и передаются на архивное хранение. Когда продолжает работу, на обложку просто вносятся соответствующие изменения.
Таким образом:
- Документация в полном объеме включается в сводные описи.
- Акт приема-передачи обязан содержать номера сводных описей и количество дел.
- Уничтожение того, что не нужно хранить, происходит в установленном порядке.
- Завершенные с не истекшим сроком хранения или незавершенные дела передаются в соответствии с номенклатурой или обособленной описью.
Реорганизация – это всегда сложно и рутинно, но таков закон. Делопроизводство в РБ вести гораздо легче, если обратиться к профессионалам. «Бухгалтерские технологии» с удовольствием помогут не только словом, но и делом. Обращайтесь!
