Порядок согласования документов в нормативах РБ не регламентирован, поэтому каждая компания вынуждена разбираться с этим моментом собственными силами. Однако следует учитывать общие правила, установленные СТБ и Инструкцией, посвященной делопроизводству. Как наладить процесс правильно? «Бухгалтерские технологии» постараются ответить не только информативно, но и лаконично.
Виды согласования
Согласование документа проводится не всегда. Требуется исключительно в ситуациях, если отображаемые сведения предполагают дополнительную проверку (например, на соответствие белорусскому законодательству).
В зависимости от тех лиц, которые участвуют в процедуре, стоит вычленять согласование:
- Внутреннее (с определенными лицами и подразделениями внутри фирмы). Фиксируется визой.
- Внешнее (с другими структурами, чиновниками и пр.). Фиксируется соответствующим грифом.
Несколько слов хочется сказать о первом типе. Виза – реквизит, подтверждающий положительную либо отрицательную реакцию на содержание документации. Визированию подлежит и то, что предназначается для использования внутри, и исходящая корреспонденция.
Виза ставится в левой части на последнем листе ниже подписи. Допускается проставление на оборотной стороне, что весьма удобно, когда предполагается размножение документации.
Визы на документации. Схема проставления
Процедура согласования документов не предполагает границ по количеству виз. Если не умещаются, разрешено создать отдельный лист для этих целей. Виза включает должность, подпись с расшифровкой и дату.
Знакомят с документов тех, кто имеет непосредственное отношение к содержанию. Например, руководители подразделений, на которых распространяется то или иное распоряжение.
Визы поставляются одна под другой в порядке визирования.
Если вдруг появляются замечания и дополнения, исправления при визировании не допускаются. Все правки приводятся на обособленном листе, а на визе указывается: «Замечания прилагаются».
Окончательное решение по документу принимает тот, кто его в итоге утверждает.
Вполне допускаем, что порядок согласования документов еще оставил какие-либо вопросы в умах читателей. Легче всего говорить, когда появляется конкретика. Как раз поэтому предлагаем связаться и получить консультацию бухгалтера от экспертов ООО «Бухгалтерские технологии». С удовольствием разъясним каждый момент!
