Требования к составлению правил внутреннего порядка

Каждый руководитель компании знает, что наличие правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР) среди документов является непременным условием работы. Этот правовой акт относится к категории локальных, действующих в организации на постоянной основе. Его нормы обязательны не только для работников, но и для лица, выступающего в роли нанимателя.

Важно понимать, что ответственность предусмотрена не только за неисполнение ПВТР, но и за отсутствие такого документа в фирме. ООО «Бухгалтерские технологии» приходилось сталкиваться с ситуациями, когда у несвоевременно обратившихся клиентов имели место указанные неблагоприятные последствия (штраф от 2 до 20 БВ).

Как раз поэтому стоит думать о создании ПВТР уже на стадии начала работы компании. Что учесть? Как утвердить? Непременно обсудим в сегодняшней беседе.

На что обратить внимание при разработке?

Начнем с того, что Правила создаются организацией собственными силами. Опираться следует на типовой документ, разработанный законодателем. Стоит понимать, что полноценные ПВТР можно издать только при условии, что принимает участие профсоюз (если имеется).

В типовых Правилах присутствуют общие требования, которые нужно адаптировать и конкретизировать с учетом особенностей той или иной коммерческой структуры. Важно, чтобы конечная редакция не противоречила нормам белорусского права. В частности, не стоит включать условия, которые делают положение работника хуже, чем предусмотрено нормативами РБ.

Считаете, что можно действовать по аналогии с обычным договором, где неправомерный пункт просто не учитывается? Не рекомендуем, ведь при обнаружении недочетов аннулируют весь локальный акт.

Существует общее правило, согласно которому в число моментов, регулируемых Правилами, включаются:

1. Принятие/освобождение от должности.
2. Ключевые обязанности участников правоотношений.
3. Распорядок трудового времени и отдыха.
4. Разновидности поощрения.
5. Виды и алгоритм применения взысканий.

Обратите внимание, когда в ПВТР происходят какие-либо изменения, нужно непременно уведомить работника надлежащим образом.

Режим дня обычно указывается общий, хотя допускается, что для некоторых категорий будет отличаться. Если имеет место такой случай, непременно график приводится в трудовом договоре. В остальных ситуациях достаточно отсылки к ПВТР.

Возникло желание добавить пункт, которого нет в типовых Правилах? Закон не запрещает. К примеру, часто включают сведения о мат. ответственности. Кстати, помните, что после смены новыми, старые ПВТР хранятся на предприятии на протяжении календарного года.

Схема утверждения или включения изменений

Алгоритм непосредственно не приводится в законодательстве РБ, что способствует двоякому толкованию. Эксперты ООО «Бухгалтерские технологии» нашли выход. Следует только придерживаться общих принципов принятия локального нормативного акта компанией. Чтобы быть нагляднее, приведем пошаговую инструкцию.

Шаг 1. Разработка

Советуем начать с определения тех, кто будет нести ответственность за эту операцию. Подключите профильных работников, которые сумеют дать гарантию положительного результата. Юрисконсульт, кадровик… В принципе, это может быть даже секретарь, но с соответствующим опытом. В идеале – группа сотрудников. Решение обычно издается в форме приказа.

Бывают ситуации, когда изменения влекут корректировку существенных трудовых условий. Это может обосновываться производственными, организационными или экономическими предпосылками. Персонал важно уведомить хотя бы за месяц. Если разработка происходит по причине необходимости внесения изменений, в приказе должно быть обоснование.

Шаг 2. Согласование

Когда проект готов, можно приступать к согласованию:

• внутри компании – с подразделениями и должностными лицами;
• вне компании – с профсоюзом (если присутствует).

В первом контексте разговор о визировании. Визирующее лицо располагает правом озвучить собственные замечания (если масса – на отдельном листе с соответствующей отметкой). В процессе этой процедуры нельзя вносить какие-то изменения в документ.

Согласование с профсоюзом производится соответствующим грифом на финишном листе. Указанная структура – коллегиальный орган, поэтому решение выносится на заседании с ведением протокола.

Шаг 3. Утверждение

Этот этап носит обязательный характер, ведь только при его осуществлении Правила получают законную силу. Допускается несколько вариантов указанной процедуры:

1. Изготовление приказа или распоряжения. Этот путь актуален, когда введение ПВТР требует доп. предписаний или толкований. Целесообразно указывать момент введения Правил, необходимость ознакомления персонала с озвучиванием конкретного срока.
2. Проставление подписи в утверждающем грифе. Реквизит обязан содержать слово «Утверждаю», название должности, вид и название компании, роспись с расшифровкой и дату совершения действия.

Помните, что после утверждения локальному правовому акту присваивается тот или иной индекс.

Шаг 4. Ознакомление работников с Правилами

Стоит понимать, что требовать исполнения можно только после получения подписи работника. Как раз поэтому принято знакомить с актом еще на стадии найма на работу. Подпись может ставиться в нескольких местах:

• на специальном листе, который прилагается к Правилам или самому контракту;
• в журнале ознакомления сотрудников с ЛПА;
• на финишном листе ПВТР.

Если разговор о внесении изменений, ознакомление сотрудников способно проходить следующим образом:

• путем проставления росписи в утверждающем приказе, если избран такой вариант;
• путем проставления росписи в самих Правилах или на специальном листе, если использован гриф утверждения.

Помните, что актуальные ПВТР размещаются там, где присутствует доступ для свободного изучения.

Делаем выводы

Стоит четко уяснить, что разговор о серьезном акте, регулирующем весьма ответственную сферу. Это не очередная отписка, которая создается под копирку. Документ должен по-настоящему работать.

Ничего сверхъестественного в разработке и утверждении ПВТР нет. Не требуется согласование в регистрирующих органах. Не всегда принимает участие даже профсоюз. При этом важно продумать каждый пункт, ведь от этого зависит жизнеспособность всего локального норматива.

Грамотно составленные ПВТР создают продуктивную среду для исполнения обязанностей. Работник четко осознает «правила игры», понимает, что может столкнуться не только с санкциями, но и поощрением, соответственно – принимает меры по улучшению качества исполняемых задач.

ПВТР нельзя составить без оглядки на нормативы делопроизводства. Наверное, это первое, что приходит в голову тем, кто непременно подключает к разработке секретарей. Но только этих знаний недостаточно. Требуется панорамное понимание принципов трудового законодательства Беларуси.

Не стоит увлекаться самодеятельностью, но и слепо копировать типовой документ тоже не нужно, ведь в итоге должен получиться действенный ЛПА.

Рассуждать о ПВТР можно достаточно долго. Все-таки разговор о документе, который связан с целой когортой институтов ТК РБ (рабочее время, отдых, дисциплина). При этом экспертам ООО «Бухгалтерские технологии» хотелось только донести некоторые мысли, не утомляя читателя. Пора завершать беседу. Если нужно, с радостью ответим на вопросы.