Смена фамилии работником – частая ситуация для тех, кто работает в кадрах. Начинающие специалисты ОК способны испытывать некоторые затруднения в таких обстоятельствах. Как раз поэтому «Бухгалтерские технологии» и решили рассказать. Чтобы быть нагляднее, разбили действия на шаги.
Шаг №1. Сотрудник направляет соответствующее заявление
Необходимость подачи заявления работником о смене фамилии прямо не установлена, но такой шаг точно не будет лишним, ведь позволит зафиксировать дату обращения. Следует приложить копии документации, подтверждающей происшедшее (это способны оказаться паспорт, а также свидетельство о браке или расторжении и пр.).
Шаг №2. Издается приказ, вносятся коррективы в трудовой договор
Заявление – отличное основание для издания соответствующего приказа о внесении корректив в учетную документацию. Важно довести до сведения персонала под роспись.
Если говорить о трудовом договоре, оформить смену фамилии работника предлагаем допсоглашением. Важно, чтобы содержались актуальные данные (а это и фамилия), поэтому не игнорируйте.
Шаг №3. Копия приказа добавляется в личное дело, вносятся коррективы в листок по учету кадров, а также в личную карточку и пр.
Копия приказа отправляется в личное дело. Так гласит соответствующая Инструкция. Необходимые данные внедряются и в дополнение к личному листку. Правила ведения определяет наниматель. Обычно старая фамилия зачеркивается или вносится в скобки, а над ней – новая.
В прочих документах учетной направленности, если ведутся в цифровом виде, фамилия автоматически сменится. Если на бумажных носителях – надо зачеркнуть старую информацию и внести актуальную с отсылкой к документу и заверением путем проставления подписи.
Шаг №4. Вносятся коррективы в трудовую и книгу учета трудовых и вкладышей
Когда имела место смена фамилии работника, изменения происходят по последнему рабочему месту или при приеме на должность при наличии соответствующей документации. Местом внесения корректив является титульный лист. Ссылка на документацию отражается на внутренней стороне обложки книжки и заверяется подписью лица со статусом нанимателя.
Прежние сведения зачеркиваются. Над ними приводится актуальная фамилия. Когда изменения происходили многократно, а места уже не осталось, по просьбе нанятого допускается оформление дубликата книжки.
Не забудьте отразить рассматриваемый сегодня факт в книге учета движения трудовых и вкладышей.
Шаг №5. Направляются корректирующие формы в ФСЗН
ПУ-1 с изменением анкеты направляется на протяжении 5 дней с момента предъявления документации, подтверждающей факт смены. Ее, в свою очередь, нужно представить в кадры в течение месяца с момента получения.
Шаг №6. Направляются сведения в обслуживающий банк
Если зарплата перечисляется на карту, направляются данные в банк. Не забудьте приложить копию паспорта, ведь на основании нее и будет оформлена новая карта.
Если фамилию изменил руководитель или главбух компании, то нужно еще и сообщить в ИМНС, а если нужно – и контрагентам.
Шаг №7. Направляются сведения в военкомат, если работник имеет статус военнообязанного
Коррективы вносятся и в личную карту по воинскому учету. Мало того, соответствующая информация в течение месяца направляется в военкомат.
Как видите, смена фамилии – это не только издание соответствующего приказа. Важно все сделать не только правильно, но и вовремя. Если необходимо – эксперты ООО «Бухгалтерские технологии» с удовольствием возьмутся за ведение кадрового учета на предприятии. Обращайтесь!
