Оформление командировки – насущная задача для бухгалтеров/кадровиков не только крупных предприятий, но и малых фирм. Несмотря на распространенность операции, ошибки все же допускаются. Как раз поэтому «Бухгалтерские технологии» хотели бы раскрыть хотя бы ключевые моменты.
Какая документация готовится?
Оформление командировки в РБ предполагает следующий пакет документов:
- Приказ. В нем непременно приводятся Ф.И.О. командируемого, структурное подразделение, место, цель и срок поездки. Этот документ весьма важен, ведь рассматривается в качестве основания для расчета и выплаты денег.
- Удостоверение. Необходимость вручения определяется работодателем, если иное не прописано в законе. Получается, этот документ часто опционален. В нем указывают Ф.И.О., должность, место работы командируемого, локацию, цель и срок поездки, а также приказ, на основании которого происходит командировка. Кроме того, здесь производятся отметки о выбытии/прибытии. Подписывается удостоверение главой компании. Форма устанавливается работодателем.
- Журнал регистрации удостоверений. Ведется, если наниматель принял решение выдавать такие документы.
- Командировочное задание. Устанавливается, когда иное не предусмотрено законом. Также считается опциональной документацией. Должно носить конкретный характер, не допускать размытости. В задании озвучиваются Ф.И.О., должность командируемого, локация поездки, название компании, в которую направляется сотрудник, срок, цель, план встреч, вопросы, которые нужно исследовать, другие данные. Задание подписывается работником и утверждается работодателем.
- Журнал регистрации приглашений от иностранных структур. Оформление командировки в 2022 году, как и прежде, может происходит на основании приглашения из-за рубежа. Тогда подлежит регистрации и переводу на один из государственных языков.
- Расчет расходов по командировке. Наниматель обязан выдать аванс и возместить проезд, аренду жилья, суточные и т.д.
- Журнал учета работников, отбывающих в командировку. Это опционально, зависит от ЛПА.
Как видите, пакет документации достаточно обширен. Но это не все. «Бухгалтерские технологии» предлагают и дальше читать внимательно. Это непременно пригодится.
Какую документацию предоставляет сотрудник по возвращении из командировки?
Тут документов значительно меньше:
- Отчет о выполнении задания.
- Авансовый отчет по расходам во время поездки.
Давайте пройдемся подробнее.
Необходимость подготовки отчетности по заданию, срок и порядок представления определяются работодателем. При этом иное способно предусматриваться действующими нормативами. Документ обязан отражать ход переговоров, экономическую и иную полезную информацию.
Если говорить об авансовом отчете по расходам, срок представления составляет до 15 дней (дата прибытия не учитывается). Цифры озвучиваются в валюте, которая использовалась для банковских операций. Документ направляется:
- лично на бумаге;
- посредством почты;
- через автоматизированную подсистему документационного обеспечения;
- электронным письмом.
К озвученному отчету по расходам нужно приложить:
- платежные документы по операциям;
- билеты;
- подтверждение обмена валюты, если имел место;
- страховой полис;
- другую документацию, подтверждающую расходы.
Оформление командировки и выдача аванса в РБ вовсе не означают, что неизрасходованные средства остаются у сотрудника. Надо вернуть в течение 15 дней. Окончательный расчет осуществляется в срок до 30 дней с момента представления соответствующей документации.
«Бухгалтерские технологии» уверены, что теперь оформление командировки вызовет меньше вопросов. Если все же остались непонятные моменты – обратитесь за помощью по ведению бухгалтерского и налогового учета к нашим экспертам. Все расскажем и покажем!
