Работа с документами – один из самых, а может и самый консервативный компонент работы делопроизводителей, бухгалтеров, кадровиков. При этом социум находится в постоянном развитии, появляются новые реалии.
Вот скажите, хотя бы лет 10 назад могли уверенно представить, что появится биометрика? «Бухгалтерские технологии» не про образы из фантастических фильмов, которые присутствуют в голове каждого, а осознанное восприятие как данность через несколько лет.
Новая эра наступила. Это в особенности отчетливо доказывают последние лет 5. Прежние привычки становятся частью прошлого. Некоторые ведомства уже даже квитанции почтой не высылают, повестка в суд может прийти и в обычной SMS… Короче, сегодня про работу с биометрическими документами. Как всегда, лирика только в начале, дальше – четкий алгоритм.
Шаг №1. Изберите схему работы с биометрикой
В 2022-м биометрические документы в Беларуси предполагают 4 варианта работы. По мнению экспертов ООО «Бухгалтерские технологии», самый уместный для доминирующего числа работодателей – тот, который второй, поэтому на нем сегодня и концентрируемся. В конце концов, все знать не только невозможно, но и не нужно.
- Визуальный – когда данных, отображенных на карте, вполне хватает для предоставления услуги. Вообще не подходит для трудовых правоотношений.
- Через портал НЦЭУ – когда там присутствуют данные о регистрации гражданина.
- С применением собственной системы – требуется не только разработать, но и адаптировать под установленные требования. Вряд ли такое устроит какую-либо малую фирму в 7 работниками.
- Без посредников – когда присутствует прямой доступ к базе внутренних дел с соответствующими данными. Тоже вряд ли устроит большинство субъектов хозяйствования нашей республики.
Шаг №2. Проверьте технические возможности
Тут настолько просто, что уместен только ответ юриста бесплатно, ведь деньги за подобные брать просто неприлично. Надо ПК с доступом в Интернет. Ввиду этого, побеспокойтесь, чтобы у лица, отвечающего за кадры, было надлежащим образом оборудовано рабочее место.
Шаг №3. Купите считыватель ID-карт
Технические требования к такой технике присутствуют на ресурсе Минсвязи. Бывают бесконтактные и контактные. Где достать? Это тоже легко найти на сайте того же ведомства. Сложности только в желании купить. Остальное до ужаса примитивно. Дефицит давно остался в СССР.
Шаг №4. Проверьте наличие ЭЦП
ЭЦП надо для подписания договора с НЦЭУ. Если нет, направьте заявку в ОАИС. При классическом раскладе назначается ответственное лицо с личным ключом ЭЦП и сертификатом.
Шаг №5. Установите ПО и заключите договор на услуги НЦЭУ
Биометрические документы Беларуси обрабатываются считывателем, а техника в нынешние дни ничто без программного обеспечения. Клиентское приложение бесплатно.
Далее – заключение договора с НЦЭУ. Если хотите узнать подробности порядка подписания этого норматива – загляните на сайт Национального центра электронных услуг.
Шаг №6. Ознакомьте персонал работе с клиентской программой
Польза от техники и ПО будет только при условии, что человек, который использует, знает, как обращаться. Вручите пользовательское руководство сотруднику и проследите, чтобы изучил. Помните, что отныне Вы еще и обязаны гарантировать достойную защиту персональных данных. Обязательные меры в этом направлении озвучены в законодательстве.
Вот и налажена работа с документами нового типа. Не что бы неподъемно сложно, но повозиться надо. Что ж, такова цена приведения бизнеса в соответствие веяниям современности…
