Правду говорят в народе: «Бухгалтер – человек, который решает проблемы, о которых директор и не подозревал, путем, который никому не понятен». Ситуация, когда руководитель не ориентируется в финансовых вопросах, слишком доверяя главбуху, редкостью не считается.
Как показало анкетирование, проведенное ООО «Бухгалтерские технологии», управленцы предпочитают делегировать эту часть работы. Подход разумный, но всегда ли сотрудник соответствует ожиданиям, заслуживает доверия?
Нередки случаи, когда главный бухгалтер, освоившись на месте, начинает пользоваться тем, что директор на веру принимает все увещевания. В некоторых ситуациях представитель столь уважаемой профессии опускается до банального воровства. Что делать, если не разбираетесь в учете и присутствуют подозрения, что нанятый сотрудник злоупотребляет полномочиями?
Как принято обманывать директоров?
Скажем сразу, что схем уйма. Добавьте к этому, что время не стоит на месте, открывая перед нерадивыми счетоводами новые «возможности». Среди частых путей, которыми идут нечистые на руку специалисты, стоит выделить:
- Манипуляции с заработной платой, больничными и иными пособиями. Часто люди, которым они якобы выплачиваются, в штате присутствуют формально. Деньги бухгалтер присваивает себе. Сколько средств легко заполучить? Представьте даже навскидку – сумма серьезная.
- Перечисление средств подставным лицам. Некоторые директора настолько самоустраняются от дел, что передают главбуху даже ключ ЭЦП. Финансы оказываются в полном распоряжении. Лучше контролировать с самого начала, ведь на разбирательства потребуется уйма времени и еще неизвестно, чем закончится такая история.
- Злоупотребление подотчетными средствами. Такие суммы годами закрываются документацией, которая не имеет отношения к работе фирмы. В итоге оказывается, что руководитель «спонсирует», например, расходы на содержание авто или покупку бытовой техники для бухгалтера.
- Действия в интересах одного из учредителей. Допустим, компанией владеет 2 человека. Один из них вступает в сговор с бухгалтером, который представляет второму искаженные сведения. Итог такого «сотрудничества» представить легко.
- «На всякий случай». Тут все объясняется элементарно. Сотрудник, отвечающий за финансы, не отличается компетентностью, поэтому различные платежи (допустим, в налоговую) производит с неким запасом. За излишки не штрафуют, но организация теряет часть оборотных средств.
Перечисление можно продолжать, но даже сказанного достаточно, чтобы убедиться, что бухгалтера нужно контролировать должным образом. Если еще сомневаетесь в верности этого утверждения, приведем некоторые последствия:
- потеря финансовых средств;
- блокировка расчетного счета компании;
- внеочередные проверки;
- возможность уголовной ответственности для директора;
- конфликты с персоналом из-за ошибок специалиста, отвечающего за цифры;
- штрафы, пени и т.д.
Чтобы не столкнуться с подобными проблемами, нужно с самого начала грамотно организовать работу бухгалтерии. Помните, что данное направление должно демонстрировать образцовый порядок, ведь финансовая отчетность – показатель «здоровья» предприятия.
Как поступить, чтобы бухгалтер не захотел воспользоваться положением?
Начнем с того, что нужно элементарно повысить собственную осведомленность в подобных вопросах. Отличным вариантом станет посещение соответствующих курсов. Монстром финансов станете вряд ли, но получите достаточно знаний, чтобы не дать себя облапошить. Дальше нужно только держать под контролем следующие моменты:
- Расчеты с партнерами – важно, чтобы правильно фиксировались все операции. Кроме того, обратите внимание на полноту и своевременность.
- Движение средств на счету – убедитесь, что отсутствуют сомнительные платежи. Лучший способ избежать – держать ключ ЭЦП при себе.
- Кассовый аппарат – при работе с наличными чаще всего и допускаются ошибки. Например, многие готовят документацию задним числом, что недопустимо.
- Склад – важно, чтобы количество товара соответствовало данным в учете. Если остатки отрицательные – первый повод насторожиться.
- Соблюдение законодательства – на самостоятельное изучение требуется время, но недочеты легко обнаружить и с помощью специализированного ПО. Запустите экспресс-проверку в «1С».
- Деньги – процесс снятия и перевода непременно должен регламентироваться. Например, в обязательном порядке лично подписывайте такую документацию.
- Отчетность – следует сдавать в установленные сроки. В противном случае – санкции. Часто бухгалтеры предоставляют неполные сведения с последующим направлением уточнений. Пресекайте подобное на корню!
- Налогообложение – руководитель должен всегда располагать информацией о начисленных налогах. Добейтесь, чтобы это происходило хотя бы за пару недель до сдачи в ИМНС.
Как видите, даже контроль работы бухгалтера является масштабным полем для деятельности. Не все располагают временем (не хотят) учиться, осваивать что-то, выходящее за рамки повседневности. Как поступать тем, кто желает держать руку на пульсе, но не видит возможности разобраться основательно?
Эксперты ООО «Бухгалтерские технологии» видят только один выход – делегирование полномочий. Еще это называется аутсорсингом. Таким путем идет вся Европа. Почему бы не перенять иностранный опыт?
Смысл в том, что поручаете ведение финансов третьему лицу на основании договора. Сторонний исполнитель не заинтересован в искажении сведений, поэтому всегда будете располагать объективной информацией. Мало того, обычно это обходится дешевле содержания собственного сотрудника.
У такого подхода единственный серьезный недостаток – приходится доверять конфиденциальные данные. Требуйте заключения внятного договора, если желаете избежать огласки. Немаловажным фактором является и репутация. Работайте только с теми, кто положительно зарекомендовал себя на рынке.
Ну, а если не желаете даже к аутсорсингу прибегать, хотя бы время от времени проводите аудит с привлечением независимых экспертов. Сам факт, что в работу бухгалтера периодически станут вмешиваться подобным образом, является отличной защитой от мошеннических действий, ведь в таких обстоятельствах на воровство решатся единицы. Рады, если сумели помочь.
