Не станем скрывать, экспертам ООО «Бухгалтерские технологии» часто приходится заниматься проверками. К сожалению, обычно обнаруженные проблемы слишком явственны, требуют немало усилий для исправления.
Причина кроется в том, что для собственников бизнеса бухгалтерия обычно представляется 3/9-м царством с собственными, неведомыми никому законами. Руководитель оказывается в ситуации, когда сотруднику, ответственному за финансовые расчеты, приходится безоговорочно доверять.
Заслуживает ли нанятый работник такого отношения? Вопрос, на который нельзя ответить утвердительно даже при самом оптимистичном прогнозе. Доверяй, но проверяй – таково главное правило мира цифр и расчетов. В конце концов, стоит узнать, является ли бухгалтер компетентным, ведь на стадии собеседования многое можно упустить.
Долги перед бюджетом, отсутствие упорядоченности в декларациях, неправильный расчет налогов, ужасное состояние первичной учетной документации – вовсе не мелочи! Важно, чтобы для директора подобное положение дел не стало неприятной неожиданностью.
В сегодняшней беседе хотелось бы озвучить методы, которые позволят проверить сотрудника на профпригодность, своевременно выявить недостатки в работе, принять взвешенное решение о целесообразности смены бухгалтера или привлечения сторонних специалистов для внесения корректив.
Отличительной особенностью предложенных способов является то, что разберется даже человек, далекий от бухгалтерии. Специальные знания не требуются. Только желание разобраться! Добро пожаловать в загадочный мир бухучета!
Способ №1. Проведите экспресс-тест бухгалтерской базы
Обычно идет в ход «1С: Бухгалтерия». Используйте все возможности, которые предоставляет указанное ПО:
- Зайдите в раздел, посвященный отчетам.
- Выберите пункт под названием «Экспресс-проверка».
- Укажите интересующий период (например, с 01.01.2020 по 31.12.2020).
- Кликните на «Выполнить проверку».
Останется только дождаться результатов по запросу. При условии, что обнаружатся недочеты в учете, приложение непременно уведомит. Изъяны способны вылиться в проблемы с расчетом налогов (штрафы, доначисления, а также пени).
Если штатный бухгалтер негативно реагирует на предложение продемонстрировать базу для тестирования – тревога! С вероятностью 99,9% можно утверждать, что работа ведется некорректно или не ведется в принципе. Не хотите проблем с налоговой проверкой или передачей дел новому сотруднику? Регулярно делайте экспресс-тест!
Способ №2. Проверьте наличие налоговых деклараций, а также подтверждение своевременной сдачи
Сейчас время цифровых технологий. Отчетность обычно сдается в электронном виде. Факт получения подтверждает квитанция, которая выдается государственными структурами и также хранится в компьютере. Убедитесь, что подобная документация присутствует в архиве бухгалтера.
Ничего сложного в этом способе нет, ведь не нужно разбираться в деталях. Достаточно просто воочию убедиться, что отчеты сдавались, чему есть соответствующее подтверждение.
Способ №3. Проконтролируйте положение дел в расчетах с бюджетом
Скажите сотруднику, отвечающему за финансовые расчеты, чтобы тот запросил специальную справку. Допускается не только бумажный, но и электронный носитель. На изготовление требуется несколько дней. В документе приводятся пени, штрафы, недоимки, переплаты по налогам.
Откройте справку и попросите своего работника пояснить каждую цифру, которая приводится здесь. Мало того, крайне желательно, чтобы продемонстрировал соответствие приведенных данных информации, имеющейся в учете.
Допускаем, что потребуется определенное время, чтобы разобраться, но это же не придется делать ежедневно. Выделите в рабочем графике 2-3 часа. В итоге будете располагать объективной картиной, что стоит затраченного времени.
Способ №4. Проверьте состояние документации, касающейся контрагентов
Значение ПУД сложно переоценить. Должен быть идеальный порядок. Причина такой щепетильности в том, что как раз «первичку» обычно запрашивают контролирующие органы. Выходит, что игнорировать этот участок работы нельзя ни в коем случае.
Убедитесь, что присутствуют оригиналы ТТН, актов исполненных работ, счетов. Если контрагентов слишком много, сделайте акцент на крупных. Важно наличие подписей всех сторон правоотношений.
У хорошего бухгалтера документация хранится в отдельных папках. Идеально, когда наличествует цифровой архив, в котором искомый акт или ТТН легко найти парой кликов. Для этого корреспонденция обычно сканируется.
Упорядоченность важна не только для внутреннего контроля. Когда ИМНС направляет запрос на представление определенной документации, на это отводится не так много времени. Важно представить в надлежащем виде, ведь появляется риск доначисления налогов.
Способ №5. Проведите быструю проверку отчетности для ИМНС
Используйте предложенную методику, чтобы рассуждать на основании моментов, которые чаще всего интересуют представителей ИМНС. Чтобы выявить расхождения, необязательно располагать фундаментальными познаниями в сфере бухгалтерского или налогового учета. Итак:
- сравните выручку за год из деклараций по НДС и по прибыли, а также из отчета о финансовых результатах;
- сравните затраты в декларации по налогу на прибыль и в отчете о финансовых результатах;
- убедитесь, что нет убытка в декларациях;
- рассчитайте долю вычета по НДС (сумма вычетов/налоговая сумма налога Х 100%).
Если обнаружите расхождения, непременно требуйте объяснений от бухгалтера. Промедление способно стать причиной того, что в офис нагрянут представители налоговой инспекции с массой каверзных вопросов. Например, причиной способны оказаться убытки на протяжении нескольких налоговых периодов.
Бизнес – серьезная работа, к которой нельзя относиться спустя рукава. В стремлении к прибыли легко забыть о моментах, которые кажутся периферийными. Помните, что только от Вас зависит продолжительность и успешность присутствия на рынке.
ООО «Бухгалтерские технологии» предложило только некоторые варианты контроля. Стремились предельно упростить руководителям задачу, но при сохранении высокого КПД. Хотите, чтобы компания процветала? Тогда начинайте интересоваться даже моментами, которые привыкли полностью делегировать другим!
