Вопросы, которые касаются служебных поездок сотрудников, или командировками в Республике Беларусь, считаются значимой частью трудовой деятельности для большого количества специалистов. Корректное оформление, возмещение расходов, сопряженных с поездками, оплата, имеют большое значение не только для работников, но и для нанимателей. Правовое регулирование командировок в Беларуси реализуется на базе Трудового кодекса Республики Беларусь, а также нескольких постановлений Министерства труда и соцзащиты.
В качестве служебной командировки понимается поездка сотрудника компании по распоряжению нанимателя на конкретный срок для выполнения служебного задания вне зоны постоянной деятельности. Важно понимать, что рабочая командировка предполагает отсутствие работника на своем обычном рабочем месте некоторое время.
Отличие командировки от удаленной работы и разъездного характера труда
Не нужно путать служебную командировку с удаленной работой или деятельностью, которая носит разъездной характер. Удаленная работа предполагает нахождение вне стационарного рабочего места постоянно, а выполнение обязанностей с использованием информационно-коммуникационных технологий. Разъездной характер труда подразумевает регулярные поездки сотрудника в силу своих рабочих функций, но не обязательно за пределами местности работы для выполнения конкретного задания.
Виды командировок
- Внутренние. Поездки в границах территории Республики Беларусь.
- Заграничные. Поездки в остальные государства.
- Длительные. Командировки, продолжительность которых составляет 14 календарных дней и более.
Оформление командировки: документы и приказы
При оформлении командировок соблюдается конкретный порядок и правила заполнения документации и подготовки приказов.
Наша компания предоставляет экспертные бухгалтерские консультации для бизнеса любого масштаба. Компания “Бухгалтерские технологии” помогает разобраться в сложных вопросах налогообложения, отчетности и финансового учета, экономя Ваше время и ресурсы. С нами Вы получите точные рекомендации, соответствующие законодательству Беларуси, и минимизируете риски ошибок. Доверьте бухгалтерские вопросы профессионалам — и сосредоточьтесь на развитии своего дела!
Обязательные документы
Для надлежащего оформления командировки в Республике Беларусь необходимо заполнить несколько бумаг:
- Приказ о направлении в командировку. В нем содержатся сведения о работнике, месте назначения, сроке и цели поездки.
- Командировочное удостоверение. Данный документ иногда требуется для подтверждения факта поездки сотрудника в командировку (наниматель решает, целесообразно ли его оформлять).
Сроки выпуска приказа
Приказ о направлении в командировку выпускается нанимателем до того, как человек отправляется в рабочую командировку.
Особые случаи
Отдельно выделяется несколько ситуаций, при которых нужно соблюдать определенные правила.
Командировка в выходной день — оплата и компенсация
Можно направить человека в командировку в выходной день с его письменного согласия или по инициативе нанимателя в ситуациях, которые предусматриваются законодательством или коллективным договором. Оплата работы в выходной день должна быть не ниже, чем двойная либо по соглашению с сотрудником может компенсироваться предоставлением неоплачиваемого выбранного дня отдыха. Вопросы о том, как оплачивается командировка в подобном случае, полностью регулируются трудовым кодексом.
Срочная командировка
Законодательство не выделяет отдельного понятия «срочная командировка», однако необходимость оперативного направления работника в служебную поездку не отменяет обязанности по оформлению приказа до его отъезда.
Оплата и компенсации в командировке
Компенсации при командировках призваны возместить работнику расходы, связанные со служебной поездкой. К ним относятся:
- Суточные в командировке. Выплачиваются за каждый день, включая дни нахождения в пути.
- Проживание. Возмещаются расходы по найму жилого помещения.
- Проезд. Возмещаются расходы на проезд к месту командировки и обратно.
Размер суточных в 2025 году
При служебных поездках внутри Республики Беларусь:
Компенсация за проезд:
Если работник использует городской общественный транспорт для следования к месту командировки или возвращения обратно, ему возмещается стоимость проезда в размере 0,1 базовой величины за каждый отрезок пути (туда и/или обратно).
Возмещение расходов на проживание:
Если наниматель компенсирует затраты на аренду жилья, но работник не предоставил подтверждающие документы об оплате (включая случаи, когда не использовалась корпоративная дебетовая карта), сумма возмещения составляет от 5% до 20% от установленного норматива.
За границей: Суточные в командировке за границу устанавливаются в иностранной валюте (долларах США или евро) от 35 до 110 долларов в зависимости от страны командирования. Актуальные размеры указаны в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 176 (с изменениями, внесенными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13 февраля 2025 г. № 94).
Как оплачиваются дни в дороге
Как оплачиваются дни в командировке, включая дни нахождения в пути? За дни нахождения в пути работнику также выплачиваются суточные в командировке в установленном размере. Как правило, оплата производится за полные сутки нахождения в дороге. Вопросы о том, как оплачивают командировку, включают в себя и порядок оплаты дней в пути.
Авансовый отчет по командировке
Аванс перед командировкой рассчитывается соответственно требованиям нормативов.
Как рассчитывается?
Аванс на командировку выдается работнику перед отъездом для покрытия предстоящих расходов (суточные, проживание в командировке, проезд). Размер аванса определяется исходя из предполагаемой продолжительности командировки и установленных норм. Сумма командировки включает в себя и размер выдаваемого аванса.
Сроки выдачи
Аванс на командировку должен быть выдан работнику до его отъезда в служебную поездку.
Авансовый отчет по командировке относится к числу первичных учетных документов, форму которых может разработать и утвердить сама организация. Практика ведения бухгалтерского учета демонстрирует, что использование установленной ранее формы данного документа отвечает запросам большинства пользователей.
Какие документы приложить
По возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет по командировке, к которому прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы: проездные билеты, счета за проживание, чеки, квитанции и другие подтверждающие документы.
Сроки сдачи отчета
Сроки сдачи авансового отчета по командировке устанавливаются законодательством или локальными нормативными правовыми актами нанимателя.
Что делать, если расходы превысили аванс?
Если фактические расходы на командировку превысили выданный аванс на командировку, наниматель обязан возместить работнику перерасходованные суммы. Данное возмещение командировки производится на основании утвержденного авансового отчета и приложенных подтверждающих документов.
Заключение
Подводя итог, следует отметить, что порядок направления в командировку в Беларуси, а также оплата командировки и возмещение командировки строго регламентированы законодательством нашей страны. Знание своих прав и обязанностей является важным аспектом для каждого работника, направляемого в служебную поездку. Особенно это касается вопросов суточных в командировке в 2025 году и порядка составления авансового отчета по командировке.
Рекомендуется всегда сохранять все документы, подтверждающие расходы, и своевременно уточнять актуальные нормы размера суточных при командировках в Республике Беларусь.
Следует также учитывать, что законодательство может претерпевать изменения, поэтому целесообразно периодически отслеживать соответствующие новостные и правовые ресурсы.
