Как организовать архив
Редко встречаются хозяйствующие субъекты, которые с открытия занимаются архивированием. На скопившиеся бумаги никто не обращает внимание, не задумываясь о последствиях. Нередко встречаются случаи, когда на поиск нужной бумаги тратится излишне много рабочего времени. Поэтому заняться созданием архива рекомендуется с начала деятельности компании.
При аренде помещения количество кабинетов и метров площади, необходимой для деятельности организации, рассчитывается исходя количества сотрудников, размеров торговых и производственных площадей, не учитывая место для архивирования документов. Это в корне неправильно.
Помещение для архива должно отвечать определенным требованиям:
- Быть обособленным без права доступа посторонних лиц.
- В нем должны соблюдаться требования по влажности, освещенности и иметь систему вентиля.
- Необходимо установить противопожарную и охранную сигнализацию.
- Стеллажи желательно иметь, изготовленные из металла. Это задержит возгорание помещения в случае пожара.
Запрещено в помещении архива прокладывать трубы водоснабжения и водоотведения с целью обеспечения безопасного хранения архивных дел. Помимо стеллажей устанавливаются сейфы для хранения секретной документации.
Длина стеллажей не имеет ограничений, выбирается исходя из площади помещения, но проход между ними не может быть меньше 75 см. Папки с делами структурируются и размещаются по определенному принципу.
Гарантии для клиента
Конфиденциальность вашего бизнеса
Профессионализм наших бухгалтеров
Опыт работы более 20 лет
Консультации в режиме онлайн
Высокое качество всех предоставляемых услуг
Быстрое выполнение всех поставленных задач
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Страховка бизнеса
Калькулятор стоимости бухгалтерских услуг
Этапы создания архива
После определения места для архива начинается этап создания.
- Издаётся приказ на сотрудника, который отвечает за ведение архива. В небольших компаниях обязанности возлагаются на делопроизводителя.
- Определяется номенклатура дел.
- Определяется срок хранения дел по группам.
- Раздача руководителям подразделений списка документов, которые они обязаны сдавать в архив, и сроки сдачи. Принятие документации в архив оформляется путём занесения в архивный каталог. Сотруднику подразделения, сдавшему документы, вручается расписка о принятии.
Это общие этапы, которых придерживаются руководитель и сотрудник, ведущий архив. Обычно руководитель организации задумывается об архивировании документов в момент, когда уже скопилось достаточное количество документов. Первоочередной задачей станет экспертиза скопившихся документов.
Алгоритм проведения экспертизы документов
Для проведения экспертизы либо приглашается эксперт со стороны, либо создаётся комиссия в организации. Для разборки документов, подлежащих хранению, привлекается сотрудник, имеющий знания и навыки в ведении архивного дела.
Из имеющейся массы документов отбираются те, которые необходимо архивировать и составляется опись. Прочие документируются отдельным списком, оформляются актом комиссии и подвергаются уничтожению.
При обнаружении недостающих документов ставится в известность руководитель подразделения, чьих бумаг не хватает с требованием принятия мер по восстановлению, при этом обозначается срок сдачи недостающих документов.
Архивариус компании следит за сохранностью документов и несёт за обеспечение хранения ответственность. Для создания нормальных условий им составляется смета, представляется главному бухгалтеру для рассмотрения и утверждается руководителем.
Сотрудник архива принимает документацию от сотрудников отделов, проверяет правильность оформления архивных дел, при необходимости отказывает в принятии либо принимает участие в исправлении недочётов и проведении консультаций.
Помимо приёма документации, услугами архива пользуются сотрудники организации для получения информации по сданным в архив документам, сторонние пользователи при проведении проверок и анализа.
Формы и правила хранения документации в архиве организации
В современных условиях наряду с общепринятым хранением на бумажных носителях, документы хранятся на дисках и прочих электронных накопителях. Документы, исполненные на бумаге, не требуют специальной аппаратуры для прочтения, но недолговечны. Электронные носители дольше хранятся, но требуют использования техники для ознакомления.
Среди архивариусов широкое распространение получили папки-регистраторы «Корона», которые имеют твёрдую обложку и удобное крепление.
В качестве воспроизведения электронных носителей используются:
- Дисководы для трёх-, пяти-, восьмидюймовых дискет.
- Проекторы для воспроизведения слайдов и диафильмов.
- Бобинные киноаппараты.
Стеллажи располагают посередине помещения вдали от стен для сохранности документов от промерзания и сырости, стеллажи должны быть из несгораемого материала.
Организация архива — сложный процесс для компании. Требуется задействовать дополнительный персонал и произвести материальные затраты. Существует возможность сдачи документации в Государственный архив, чем пользуются многие организации и предприниматели. Однако существует необходимость хранить дела при повседневной работе.
Лучше, если обработка и подшивка происходит постепенно, по мере накопления документов. При сдаче в Государственный архив потребуется меньше времени и трудозатрат.
Консультации по архивированию документов
Компания «Бухгалтерские технологии» поможет организовать архив, если организация примет соответствующее решение. Эксперты нашей компании помогут консультационно новому сотруднику по законодательным основам архивного дела.
Можем предложить создание архива силами сотрудников нашей компании. Эксперты составят приказ о создании архива, помогут в оценке помещения на соответствие требованиям. Начать ведение архива является сложным этапом, помощь начинающему работнику будет необходима.
Проинструктировать архивариуса организации об основах законодательства, составить должностную инструкцию готовы помочь сотрудники нашей компании. Оказать помощь в отборе документов для архива и составить опись, завести каталог хранящейся документации войдет в перечень услуг нашей компании по организации хранения документов.
Отзывы о компании
За годы работы мы заслужили доверие организаций разных масштабов и направлений деятельности, что подтверждается отзывами и благодарностями. Ниже представлены отзывы клиентов, которые решили воспользоваться бухгалтерскими услугами и передали ведение бухучета на аутсорсинг своей компании нам
ООО «Гранд Риэлт» выражает особую благодарность компании ООО «Бухгалтерские технологии» за плодотворное сотрудничество, компетентность во всех вопросах бухгалтерского и налогового учета, а также совершенный профессионализм в работе!
Главным достоинством бухгалтеров Вашей компании является умение оперативно выполнять поставленные перед ними задачи, а также обязательность и внимательность, проявленные в ходе работы.
Благодарим Ваш коллектив за добросовестное, ответственное и внимательное отношение, а также рекомендуем ООО «Бухгалтерские технологии» как надежного партнера по оказанию бухгалтерских услуг!
Наше предприятие занимается масштабными проектами по строительству объектов и сооружений. Бухгалтерский учет в строительстве имеет свои особенности, требует дополнительных временных затрат и глубоких знаний. Мы долго находились в поиске компетентного бухгалтера в штат и ввиду специфики нашей деятельности недоверчиво относились к аутсорсингу. Тем не менее, по рекомендации, которая поступила от наших партнеров, обратились в ООО «Бухгалтерские технологии».
Высокий профессионализм, богатый практический опыт и готовность к решению любых задач работников ООО «Бухгалтерские технологии» поразил нас. С того времени продолжаем сотрудничать только с ООО «Бухгалтерские технологии», нам был предоставлен главный бухгалтер, с которым мы ведем коммуникацию. Доброжелательный и компетентный специалист, взаимодействие с которым – одно удовольствие. В ведении бухгалтерского и налогового учета сложностей не возникает. Даже самые нестандартные вопросы решаются оперативно и безукоризненно.
Желаем Вам успехов в работе и дальнейшего профессионального роста Вашей компании. С удовольствием рекомендуем ООО «Бухгалтерские технологии» как профессионального и надежного партнера!
Выражаю Вам благодарность за взаимовыгодное сотрудничество и помощь в оказании бухгалтерских услуг. Бухгалтерский аутсорсинг с ООО «Бухгалтерские технологии» – это очень удобно. Все Ваши преимущества не счесть! Но можно выделить главные из них – доброжелательность, компетентность, ответственность, индивидуальный подход, оперативность! Я искренне впечатлена отзывчивостью и профессионализмом Ваших специалистов!
Кроме своевременного и качественного оказания услуг, специалисты ООО «Бухгалтерские технологии» на постоянной основе оказывают огромную консультационную поддержку по всем вопросам, возникающим в процессе ведения предпринимательской деятельности, всегда делятся четкими и дельными советами, которые помогают принимать эффективные и грамотные решения.
Рекомендую ООО «Бухгалтерские технологии» как надежную компанию по оказанию бухгалтерских услуг и просто команду, которая заряжает небывалым позитивом и стремлением идти только вперед!
В прошлом году обратился в ООО «Бухгалтерские технологии» за помощью ведения бухгалтерского учета и сдачи налоговой отчетности. В тот же день порадовала четкость и ответственность, с которой специалисты подошли к оказанию услуг.
Несмотря на то, что упрощенная система налогообложения считается простой формой ведения налогового учета, у меня всегда возникало множество вопросов. После знакомства со сплоченной и интересной командой ООО «Бухгалтерские технологии» вести предпринимательскую деятельность стало намного легче и спокойнее. Я очень доволен качеством оказываемых услуг! Все возникающие вопросы решаются оперативно и с особым вниманием моего бухгалтера.
Благодарю вас за компетентность, отзывчивость и настоящий профессионализм. Надеюсь на дальнейшее сотрудничество с вами!
ООО «Бизнес квартал» выражает искреннюю благодарность и глубочайшую признательность управляющему ООО «Бухгалтерские технологии» индивидуальному предпринимателю Кривоносу Евгению Ивановичу за плодотворное сотрудничество и достижение в процессе сотрудничества самых высоких целей.
Наше сотрудничество по вопросу ведения бухгалтерского учета и консультационных услуг с ИП Кривоносом Е.И. началось более 4 лет назад. В 2019 году ввиду расширения договор на бухгалтерское обслуживание был перезаключен с ООО «Бухгалтерские технологии». В процессе сотрудничества ООО «Бухгалтерские технологии», в частности Кривонос Е.И., многолетним добросовестным трудом доказали свой профессионализм и компетентность в области бухгалтерского и налогового учета, а также в целом в области финансовой политики организаций различных видов деятельности.
Хочется особенно отметить оказание компетентной помощи со стороны ООО «Бухгалтерские технологии» в части составления бизнес-планов, налогового и бухгалтерского консультирования, ревизии бухгалтерского учета, а также экспертизы состояния бухгалтерского учета. Все услуги были оказаны на высочайшем уровне, с глубоким знанием дела и, что немаловажно, с должной долей ответственности!
Благодарим Вас за профессиональное решение сложных нестандартных вопросов, постоянную готовность помочь советом и делом, а также за почтительное отношение к нам как к Вашему клиенту.
Мы верим в сохранение деловых отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество. Желаем ООО «Бухгалтерские технологии» успешного развития и свершения новых побед на рынке бухгалтерских услуг!
ООО “ЕвроЗамки Плюс” уже длительный период сотрудничает с компанией ООО «Бухгалтерские Технологии». Общее впечатление можно выразить кратко: профессионализм, комплексный подход к решению поставленных задач, умение точно и своевременно выполнять взятые на себя обязательства. В компании работают сотрудники, способные в нужный момент разобраться в ситуации любой сложности в кратчайшие сроки. Я рада, что выбрала компанию ООО «Бухгалтерские Технологии» в качестве партнера и уверена, что наше дальнейшее сотрудничество будет только развиваться. Я желаю Вам процветания, профессиональных успехов и благополучия!
Выражаем благодарность ООО «Бухгалтерские технологии» за качественное оказание бухгалтерских услуг! Все отчеты сдаются своевременно, ведение учета ведется безукоризненно, сотрудники всегда рады ответить на все вопросы, касающиеся бухучета.
Рекомендуем ООО «Бухгалтерские технологии» как надежную компанию по ведению бухгалтерского учета.
Наша компания находится на стадии запуска, поэтому принимать бухгалтера в штат не совсем целесообразно, да и рабочее место для бухгалтера тоже выделить проблематично, так как еще во всю идут ремонтные работы. Тем не менее отчетность сдавать нужно вовремя. Поэтому мы выбрали аутсорсинг бухгалтерских услуг. Сотрудничаем с конца прошлого года с ООО «Бухгалтерские технологии», весь бухгалтерский и налоговый учет возложили на указанную компанию.
Работая с профессионалами компании «Бухгалтерские технологии», всегда можно рассчитывать на своевременную обратную связь и практические советы. Рекомендую компанию ООО «Бухгалтерские технологии» как надежного партнера!
Бухгалтерская компания «Бухгалтерские технологии» отличается вежливыми и дружелюбными сотрудниками, способными подойти к каждому вопросу индивидуально. Все обладают не только высоким уровнем знаний в области бухгалтерского учета, но и имеют большой опыт работы с в этой сфере. Благодарим Вас за помощь в ведении бухгалтерского и налогового учета!
ООО «Бухгалтерские технологии» оказывает нашей организации полный спектр услуг бухгалтерского и налогового учета. Очень довольны работой специалистов - всё выполняется профессионально, быстро, да и стоимость вполне приемлемая. Рекомендуем!
Получить полную
информацию об услугах
также можно по телефону:
