Как организовать архив
Редко встречаются хозяйствующие субъекты, которые с открытия занимаются архивированием. На скопившиеся бумаги никто не обращает внимание, не задумываясь о последствиях. Нередко встречаются случаи, когда на поиск нужной бумаги тратится излишне много рабочего времени. Поэтому заняться созданием архива рекомендуется с начала деятельности компании.
При аренде помещения количество кабинетов и метров площади, необходимой для деятельности организации, рассчитывается исходя количества сотрудников, размеров торговых и производственных площадей, не учитывая место для архивирования документов. Это в корне неправильно.
Помещение для архива должно отвечать определенным требованиям:
- Быть обособленным без права доступа посторонних лиц.
- В нем должны соблюдаться требования по влажности, освещенности и иметь систему вентиля.
- Необходимо установить противопожарную и охранную сигнализацию.
- Стеллажи желательно иметь, изготовленные из металла. Это задержит возгорание помещения в случае пожара.
Запрещено в помещении архива прокладывать трубы водоснабжения и водоотведения с целью обеспечения безопасного хранения архивных дел. Помимо стеллажей устанавливаются сейфы для хранения секретной документации.
Длина стеллажей не имеет ограничений, выбирается исходя из площади помещения, но проход между ними не может быть меньше 75 см. Папки с делами структурируются и размещаются по определенному принципу.
Гарантии для клиента
Конфиденциальность вашего бизнеса
Профессионализм наших бухгалтеров
Опыт работы более 20 лет
Консультации в режиме онлайн
Высокое качество всех предоставляемых услуг
Быстрое выполнение всех поставленных задач
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Страховка бизнеса
Калькулятор стоимости бухгалтерских услуг
Система налогообложения - выберите один вариант
Сферы
Параметры
Что включает услуга
- Ведение бухгалтерского и налогового учета на основании предоставленных первичных учетных документов
- Ведение книги учета доходов и расходов при УСН
- Предоставление отчетов по налогам и сборам, отчислениям
- Предоставление годовой бухгалтерской отчетности
- Предоставление статистической отчетности (в пакет входят отчеты 1-мп, 1-мп (микро), 12-вэс (услуги), 12-торг (опт), 12-ис (строительство)).
Что влияет на стоимость
При определении стоимости услуг подсчитываются: численность наемных сотрудников и первичные документы, исходя из наибольшего значения определяется тариф. Тарифы «ПЛЮС», применяются при осуществлении внешнеэкономической деятельности, производстве, комиссионной торговле (торговле по договорам поручения), уплате НДС при ввозе товаров с территории государств – членов ЕАЭС; ежемесячной отчетности по налогам, уплате налога на доходы иностранных организаций, уплате земельного налога, уплате налога на недвижимость, уплате экологического налога
Вам подходит тариф
Лайт
До 3 сотрудников
До 10 ПУД
14 БВ
Этапы создания архива
После определения места для архива начинается этап создания.
- Издаётся приказ на сотрудника, который отвечает за ведение архива. В небольших компаниях обязанности возлагаются на делопроизводителя.
- Определяется номенклатура дел.
- Определяется срок хранения дел по группам.
- Раздача руководителям подразделений списка документов, которые они обязаны сдавать в архив, и сроки сдачи. Принятие документации в архив оформляется путём занесения в архивный каталог. Сотруднику подразделения, сдавшему документы, вручается расписка о принятии.
Это общие этапы, которых придерживаются руководитель и сотрудник, ведущий архив. Обычно руководитель организации задумывается об архивировании документов в момент, когда уже скопилось достаточное количество документов. Первоочередной задачей станет экспертиза скопившихся документов.
Алгоритм проведения экспертизы документов
Для проведения экспертизы либо приглашается эксперт со стороны, либо создаётся комиссия в организации. Для разборки документов, подлежащих хранению, привлекается сотрудник, имеющий знания и навыки в ведении архивного дела.
Из имеющейся массы документов отбираются те, которые необходимо архивировать и составляется опись. Прочие документируются отдельным списком, оформляются актом комиссии и подвергаются уничтожению.
При обнаружении недостающих документов ставится в известность руководитель подразделения, чьих бумаг не хватает с требованием принятия мер по восстановлению, при этом обозначается срок сдачи недостающих документов.
Архивариус компании следит за сохранностью документов и несёт за обеспечение хранения ответственность. Для создания нормальных условий им составляется смета, представляется главному бухгалтеру для рассмотрения и утверждается руководителем.
Сотрудник архива принимает документацию от сотрудников отделов, проверяет правильность оформления архивных дел, при необходимости отказывает в принятии либо принимает участие в исправлении недочётов и проведении консультаций.
Помимо приёма документации, услугами архива пользуются сотрудники организации для получения информации по сданным в архив документам, сторонние пользователи при проведении проверок и анализа.

Формы и правила хранения документации в архиве организации
В современных условиях наряду с общепринятым хранением на бумажных носителях, документы хранятся на дисках и прочих электронных накопителях. Документы, исполненные на бумаге, не требуют специальной аппаратуры для прочтения, но недолговечны. Электронные носители дольше хранятся, но требуют использования техники для ознакомления.
Среди архивариусов широкое распространение получили папки-регистраторы «Корона», которые имеют твёрдую обложку и удобное крепление.
В качестве воспроизведения электронных носителей используются:
- Дисководы для трёх-, пяти-, восьмидюймовых дискет.
- Проекторы для воспроизведения слайдов и диафильмов.
- Бобинные киноаппараты.
Стеллажи располагают посередине помещения вдали от стен для сохранности документов от промерзания и сырости, стеллажи должны быть из несгораемого материала.
Организация архива — сложный процесс для компании. Требуется задействовать дополнительный персонал и произвести материальные затраты. Существует возможность сдачи документации в Государственный архив, чем пользуются многие организации и предприниматели. Однако существует необходимость хранить дела при повседневной работе.
Лучше, если обработка и подшивка происходит постепенно, по мере накопления документов. При сдаче в Государственный архив потребуется меньше времени и трудозатрат.
Консультации по архивированию документов
Компания «Бухгалтерские технологии» поможет организовать архив, если организация примет соответствующее решение. Эксперты нашей компании помогут консультационно новому сотруднику по законодательным основам архивного дела.
Можем предложить создание архива силами сотрудников нашей компании. Эксперты составят приказ о создании архива, помогут в оценке помещения на соответствие требованиям. Начать ведение архива является сложным этапом, помощь начинающему работнику будет необходима.
Проинструктировать архивариуса организации об основах законодательства, составить должностную инструкцию готовы помочь сотрудники нашей компании. Оказать помощь в отборе документов для архива и составить опись, завести каталог хранящейся документации войдет в перечень услуг нашей компании по организации хранения документов.
Отзывы о компании
За годы работы мы заслужили доверие организаций разных масштабов и направлений деятельности, что подтверждается отзывами и благодарностями. Ниже представлены отзывы клиентов, которые решили воспользоваться бухгалтерскими услугами и передали ведение бухучета на аутсорсинг своей компании нам
Получить полную
информацию об услугах
также можно по телефону: