Архивирование документов

Стоимость услуг

от 2331 BYN в месяц

63 базовые величины

Индивидуальный расчет зависит от*:

  • системы налогообложения
  • численности штата
  • и других опций

*Стоимость услуг формируется индивидуально для каждого клиента в соответствии с особенностями деятельности организации Заказчика и зависит от системы налогообложения, численности штата, количества первичных учетных документов и дополнительных опций

Экспертиза ценности документов

Под экспертизой понимается определение ценности документов с целью составления перечня для передачи в архив. Процесс начинается с определения временного промежутка, за который документы подвергаются экспертизе.

Отбраковываются не имеющие ценности или отжившие срок, на них составляется опись и акт об уничтожении. Необходимые для сдачи в архив документы подшиваются, нумеруются и описываются.

На заметку: под обязательную сдачу подпадают дела, срок которых определён свыше 10 лет. Однако руководитель имеет право проводить архивацию чаще, исходя из условий предприятия, в частности, наличия места для хранения.

Экспертизу проводит постоянно действующая комиссия, создаваемая на предприятии.

В её функции входит:

  • Ежегодный анализ и отбор документации в целях уничтожения или хранения.
  • Взаимодействие с архивом по составу передаваемой документации и сроку хранения.
  • Уничтожение отбракованной в целях хранения документации, её уничтожение и составление соответствующего акта.

Работа по проведению экспертизы ведётся по всей документации и в неё входят представители разных отделов для улучшения качества отбора.

Сроки хранения документов

Самый большой срок хранения имеют документы, которые участвуют при расчёте пенсий, социальных выплат и пособий. Он равен 75 годам. Сюда относятся документы по кадровому составу, включая приказы о приёме на работе, кадровых перемещениях, увольнениях, ведомости по начислению зарплаты и её выдачи.

Бухгалтерская отчётность, Главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, регистры учёта, документы по кассе и банку хранятся 5 лет.

Любая организация имеет свою специфику и в ней имеются документы по определённому виду деятельности, на них существуют особые сроки.

Подготовка документов для сдачи в архив

Кадровые документы являются основными для сдачи в архив (не считая учредительных и распорядительных). Они имеют длительный срок хранения. Передачу производит сотрудник кадровой службы.

Документация подвергается обработке:

  1. Подшивается. При этом удаляются скрепки, скобы, которые служили для временного соединения, документы скрепляются по левому краю, предоставляя возможность свободно прочесть содержимое и при необходимости сделать копию.
  2. Нумерация. При этом удаляются скрепки, скобы, которые служили для временного соединения, документы скрепляются по левому краю, предоставляя возможность свободно прочесть содержимое и при необходимости сделать копию.
  3. Том заверяется отдельным листом — заверителем. В нем указывается количество документов, описей и заверяется лицом, составившим том. Том оформляется в твёрдую обложку и имеет титульный лист. На нем требуется указать номер тома, наименование организации, состав, даты начала и окончания подшитых листов, указывающие временной период. При сдаче в архив существуют правила в отношении толщины тома и количества подшитых листов (толщина не более 40 мм и количество листов не более 300).

Сдача в архив

Необходимость сдать документы в архив возникает у организаций при постоянной работе, а так же при ликвидации организации. Дела сдаются оформленными в соответствии с требованиями по составлению и подшивке.

Архив принимает их по описи по правилу: когда сдаваемых дел менее пятнадцати, они принимаются по одной описи, большее количество требует составление двух описей: по постоянному хранению и по личному составу.

Почему следует сдавать документы в архив?

Сдача накопившихся документов является обязанностью организации. Руководитель отвечает за их сохранность.

Есть возможность организовать архив на предприятии, но это сложное дело:

  • Нужно место для хранения, отвечающее требованиям по сохранности.
  • В штате должен быть специалист, знающий архивное дело.

Для хозяйствующих субъектов в этом имеются затруднения. Часть предприятий, относящихся к малому бизнесу, имеют офис в съёмном помещении, и объём документации не позволяет держать штатного сотрудника. Ликвидация предприятия — ещё одна причина сдачи документации в архив.

Услуги ООО «Бухгалтерские технологии» по подготовке к сдаче в архив

Грамотное распоряжение документами позволяет сократить расходы на обслуживание документооборота, уменьшить площадь хранения документов и обеспечить их правильное хранение в соответствии с законом РБ.

Сотрудничая с нашей компанией вы получаете:

  • Регулярный контроль сроков документов. Эксперты нашей компании готовят документы к сдаче в архив как с доставкой в офис нашей компании, так и выездом нашего работника. Мы проверяем документацию в разрезе обязательного срока хранения, отбраковываем подлежащие уничтожению.
  • Учет всех требований законодательства. Наш сотрудник подготовит тома для сдачи в соответствии с требованиями архива. Помимо подборки документации наш эксперт проверит документацию на наличие ошибок и внесёт предложение по исправлению (если имеется возможность).
  • Уверенность в правильной подготовке документов. Не имея опыта трудно с одного раза подготовить дела, чтобы они беспрепятственно были приняты работником архива. Получится, что придётся привлекать специалиста, имеющего опыт в проведении экспертизы документов и оплачивать услуги архива по подготовке томов в соответствии с требованиями.
  • Быстрое решение вопросов при ликвидации организации. Особенно актуальны услуги нашей компании для хозяйствующих субъектов, подлежащих ликвидации. Штат сотрудников сокращён, остаётся ликвидационная комиссия в составе нескольких человек. Для ускорения процесса сдачи документации в архив предлагаем воспользоваться услугой архивирование документов.
  • Сокращение затрат вашего личного времени. Экспертиза, подборка, подшивка документов занимает продолжительное время и требует подготовки по вопросам законодательства. В нашей команде имеются специалисты, знающие архивное дело, и процесс подготовки значительно ускорится.
Оформите заявку прямо сейчас

Получить полную
информацию об услугах
также можно по телефону:

+375(44) 755-02-05