Экспертиза ценности документов
Под экспертизой понимается определение ценности документов с целью составления перечня для передачи в архив. Процесс начинается с определения временного промежутка, за который документы подвергаются экспертизе.
Отбраковываются не имеющие ценности или отжившие срок, на них составляется опись и акт об уничтожении. Необходимые для сдачи в архив документы подшиваются, нумеруются и описываются.
На заметку: под обязательную сдачу подпадают дела, срок которых определён свыше 10 лет. Однако руководитель имеет право проводить архивацию чаще, исходя из условий предприятия, в частности, наличия места для хранения.
Экспертизу проводит постоянно действующая комиссия, создаваемая на предприятии.
В её функции входит:
- Ежегодный анализ и отбор документации в целях уничтожения или хранения.
- Взаимодействие с архивом по составу передаваемой документации и сроку хранения.
- Уничтожение отбракованной в целях хранения документации, её уничтожение и составление соответствующего акта.
Работа по проведению экспертизы ведётся по всей документации и в неё входят представители разных отделов для улучшения качества отбора.
Гарантии для клиента
Конфиденциальность вашего бизнеса
Профессионализм наших бухгалтеров
Опыт работы более 20 лет
Консультации в режиме онлайн
Высокое качество всех предоставляемых услуг
Быстрое выполнение всех поставленных задач
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Страховка бизнеса
Оставляйте заявки, обращайтесь за консультациями и получайте восстановленную систему бухгалтерского учета в сжатые сроки.
Калькулятор стоимости бухгалтерских услуг
Сроки хранения документов
Самый большой срок хранения имеют документы, которые участвуют при расчёте пенсий, социальных выплат и пособий. Он равен 75 годам. Сюда относятся документы по кадровому составу, включая приказы о приёме на работе, кадровых перемещениях, увольнениях, ведомости по начислению зарплаты и её выдачи.
Бухгалтерская отчётность, Главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, регистры учёта, документы по кассе и банку хранятся 5 лет.
Любая организация имеет свою специфику и в ней имеются документы по определённому виду деятельности, на них существуют особые сроки.
Подготовка документов для сдачи в архив
Кадровые документы являются основными для сдачи в архив (не считая учредительных и распорядительных). Они имеют длительный срок хранения. Передачу производит сотрудник кадровой службы.
Документация подвергается обработке:
- Подшивается. При этом удаляются скрепки, скобы, которые служили для временного соединения, документы скрепляются по левому краю, предоставляя возможность свободно прочесть содержимое и при необходимости сделать копию.
- Нумерация. При этом удаляются скрепки, скобы, которые служили для временного соединения, документы скрепляются по левому краю, предоставляя возможность свободно прочесть содержимое и при необходимости сделать копию.
- Том заверяется отдельным листом — заверителем. В нем указывается количество документов, описей и заверяется лицом, составившим том. Том оформляется в твёрдую обложку и имеет титульный лист. На нем требуется указать номер тома, наименование организации, состав, даты начала и окончания подшитых листов, указывающие временной период. При сдаче в архив существуют правила в отношении толщины тома и количества подшитых листов (толщина не более 40 мм и количество листов не более 300).
Сдача в архив
Необходимость сдать документы в архив возникает у организаций при постоянной работе, а так же при ликвидации организации. Дела сдаются оформленными в соответствии с требованиями по составлению и подшивке.
Архив принимает их по описи по правилу: когда сдаваемых дел менее пятнадцати, они принимаются по одной описи, большее количество требует составление двух описей: по постоянному хранению и по личному составу.
Почему следует сдавать документы в архив?
Сдача накопившихся документов является обязанностью организации. Руководитель отвечает за их сохранность.
Есть возможность организовать архив на предприятии, но это сложное дело:
- Нужно место для хранения, отвечающее требованиям по сохранности.
- В штате должен быть специалист, знающий архивное дело.
Для хозяйствующих субъектов в этом имеются затруднения. Часть предприятий, относящихся к малому бизнесу, имеют офис в съёмном помещении, и объём документации не позволяет держать штатного сотрудника. Ликвидация предприятия — ещё одна причина сдачи документации в архив.
Услуги ООО «Бухгалтерские технологии» по подготовке к сдаче в архив
Грамотное распоряжение документами позволяет сократить расходы на обслуживание документооборота, уменьшить площадь хранения документов и обеспечить их правильное хранение в соответствии с законом РБ.
Сотрудничая с нашей компанией вы получаете:
- Регулярный контроль сроков документов. Эксперты нашей компании готовят документы к сдаче в архив как с доставкой в офис нашей компании, так и выездом нашего работника. Мы проверяем документацию в разрезе обязательного срока хранения, отбраковываем подлежащие уничтожению.
- Учет всех требований законодательства. Наш сотрудник подготовит тома для сдачи в соответствии с требованиями архива. Помимо подборки документации наш эксперт проверит документацию на наличие ошибок и внесёт предложение по исправлению (если имеется возможность).
- Уверенность в правильной подготовке документов. Не имея опыта трудно с одного раза подготовить дела, чтобы они беспрепятственно были приняты работником архива. Получится, что придётся привлекать специалиста, имеющего опыт в проведении экспертизы документов и оплачивать услуги архива по подготовке томов в соответствии с требованиями.
- Быстрое решение вопросов при ликвидации организации. Особенно актуальны услуги нашей компании для хозяйствующих субъектов, подлежащих ликвидации. Штат сотрудников сокращён, остаётся ликвидационная комиссия в составе нескольких человек. Для ускорения процесса сдачи документации в архив предлагаем воспользоваться услугой архивирование документов.
- Сокращение затрат вашего личного времени. Экспертиза, подборка, подшивка документов занимает продолжительное время и требует подготовки по вопросам законодательства. В нашей команде имеются специалисты, знающие архивное дело, и процесс подготовки значительно ускорится.
Сотрудники компании
Все сотрудникиУправляющий компанией
22 лет
Главный бухгалтер
22 лет
Главный бухгалтер
22 лет
Директор по продажам
более 17 лет
Главный бухгалтер
более 15 лет
Главный бухгалтер
16 лет
Отзывы о компании
За годы работы мы заслужили доверие организаций разных масштабов и направлений деятельности, что подтверждается отзывами и благодарностями. Ниже представлены отзывы клиентов, которые решили воспользоваться бухгалтерскими услугами и передали ведение бухучета на аутсорсинг своей компании нам
Получить полную
информацию об услугах
также можно по телефону: