Необходимость архивации документов в организации
Архивирование документов – это процесс упорядочивания, систематизации и обеспечения их сохранности в течение установленного срока. Данная процедура строго регулируется законодательством Беларуси, которое определяет обязательность передачи документов в архив и сроки их хранения.
В архиве хранятся различные категории документов:
-
учредительные (уставы, свидетельства о регистрации);
-
кадровые (трудовые договоры, приказы);
-
распорядительные (решения руководства, протоколы);
-
бухгалтерские отчёты и финансовая документация.
Гарантии для клиента
Конфиденциальность вашего бизнеса
Профессионализм наших бухгалтеров
Опыт работы более 20 лет
Консультации в режиме онлайн
Высокое качество всех предоставляемых услуг
Быстрое выполнение всех поставленных задач
Индивидуальный подход к каждому клиенту
Страховка бизнеса
Калькулятор стоимости бухгалтерских услуг
Кому подходит услуга архивирования документов
Архивирование документов является обязательной процедурой для всех юридических лиц, осуществляющих деятельность на территории Республики Беларусь. Однако существуют организации, для которых целесообразна передача функций по архивированию документов специализированным аутсорсинговым компаниям.
К числу таких субъектов хозяйствования относятся:
-
Предприятия малого бизнеса с незначительными объемами документооборота, для которых содержание собственного архивного фонда экономически нецелесообразно ввиду ограниченных финансовых возможностей.
-
Организации, не обладающие необходимыми кадровыми ресурсами для выделения штатного сотрудника, ответственного за архивное дело.
-
Юридические лица, не имеющие технической возможности обеспечить надлежащие условия хранения документации, включая:
-
защиту от механических повреждений;
-
поддержание оптимального температурно-влажностного режима;
-
ограничение доступа к архивным материалам строго определённому кругу лиц.
Передача функций по архивированию документов профессиональным подрядчикам позволяет таким предприятиям соблюдать требования законодательства без дополнительных организационных и финансовых затрат.
Сроки хранения документации в архиве
В соответствии с действующим законодательством установлены следующие сроки архивного хранения документов:
-
Документы по кадровому учету и начислению выплат (включая приказы о приеме, переводах и увольнении сотрудников, а также расчетные ведомости по заработной плате) подлежат обязательному хранению в течение 75 лет. Данная категория документов имеет особое значение для подтверждения трудового стажа и начисления пенсионных, социальных выплат и пособий.
-
Бухгалтерская и финансовая документация (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, регистры бухгалтерского учета, кассовые и банковские документы) хранится 5 лет. Эти материалы необходимы для финансовой отчетности, налогового контроля и аудиторских проверок.
Соблюдение установленных сроков хранения документов является обязательным требованием для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Нарушение данных норм может повлечь административную ответственность.
Эффективное управление документацией является важнейшим аспектом успешной деятельности любой организации. Наряду с основными бизнес-процессами, грамотное архивирование документов обеспечивает порядок в делопроизводстве и создает значительные конкурентные преимущества.
Почему передача документов в архив выгодна для бизнеса
Эффективное управление документацией является важнейшим аспектом успешной деятельности любой организации. Наряду с основными бизнес-процессами, грамотное архивирование документов обеспечивает порядок в делопроизводстве и создает значительные конкурентные преимущества.
-
Оптимизация офисного пространства
Архивирование документов позволяет освободить значительные площади, ранее занимаемые под хранение бумажных носителей. -
Полный контроль над документооборотом
Система архивирования гарантирует:-
точное отслеживание местонахождения каждого документа;
-
оперативный доступ к необходимой информации;
-
предотвращение потери важных данных.
-
-
Соблюдение нормативных требований
Профессиональное хранение документов включает:-
автоматизированный контроль сроков хранения;
-
своевременную утилизацию в соответствии с законодательством;
-
защиту от несанкционированного доступа.
-
Реализация комплексного подхода к архивированию документов не только обеспечивает юридическую безопасность предприятия, но и способствует повышению общей эффективности бизнес-процессов.
Стоимость сдачи документов в архив
Архивирование документов в организации предполагает комплексный подход к организации хранения документации. Стоимость услуг формируется индивидуально для каждого клиента и зависит от нескольких ключевых факторов:
Основные параметры, влияющие на цену:
-
Общий объем документов, предназначенных для передачи в архив
-
Сроки выполнения работ (стандартные или срочные)
-
Особенности документооборота предприятия
-
Специфические требования к архивированию документов
-
Численность персонала компании
-
Применяемая система налогообложения
-
Дополнительные условия и пожелания заказчика
Наша компания предлагает гибкие условия сотрудничества при сдаче документов в архив. Для каждого клиента мы разрабатываем персонализированное решение, учитывающее все особенности бизнес-процессов организации.
Подготовка документов для архивации
Документация подвергается обработке:
- Подшивается. При этом удаляются скрепки, скобы, которые служили для временного соединения, документы скрепляются по левому краю, предоставляя возможность свободно прочесть содержимое и при необходимости сделать копию.
- Нумеруется При этом удаляются скрепки, скобы, которые служили для временного соединения, документы скрепляются по левому краю, предоставляя возможность свободно прочесть содержимое и при необходимости сделать копию.
- Том заверяется отдельным листом — заверителем. В нем указывается количество документов, описей и заверяется лицом, составившим том. Том оформляется в твёрдую обложку и имеет титульный лист. На нем требуется указать номер тома, наименование организации, состав, даты начала и окончания подшитых листов, указывающие временной период. При сдаче в архив существуют правила в отношении толщины тома и количества подшитых листов (толщина не более 40 мм и количество листов не более 300).
Архивирование документов в организации: этапы оказания услуги
Наша компания осуществляет архивацию документов в строгом соответствии с установленным регламентом. Процесс передачи документов в архив включает несколько последовательных этапов:
1. Первичная консультация
Проводим детальный анализ потребностей клиента, разъясняем особенности процедуры архивирования документов в организации.
2. Экспертный отбор документации
Осуществляем профессиональную оценку бумажных носителей, определяем их ценность и сроки хранения.
3. Систематизация материалов
Проводим:
-
классификацию документов;
-
хронологическую сортировку;
-
группировку по тематическим блокам.
4. Оформление сопроводительной документации
Подготавливаем полный пакет документов, необходимых для сдачи документов в архив.
5. Составление подробных описей
Формируем:
-
перечни передаваемых дел;
-
реестры с указанием реквизитов.
6. Организация архивного хранения
Создаем:
-
оптимальные условия хранения;
-
систему защиты от повреждений;
-
регламент доступа.
7. Оформление передаточной документации
Подготавливаем акты приема-передачи для архивирования дел в соответствии с законодательными требованиями.
8. Архивирование документов
Обеспечиваем:
-
правильное архивирование документов;
-
надежную упаковку;
-
маркировку для идентификации.
Каждый этап работ выполняется с соблюдением нормативных требований и индивидуальных пожеланий заказчика. Мы гарантируем профессиональный подход к организации архивного хранения Ваших документов.
Преимущества сотрудничества с нами
- Регулярный контроль сроков документов. Эксперты нашей компании готовят документы к сдаче в архив как с доставкой в офис нашей компании, так и выездом нашего работника. Мы проверяем документацию в разрезе обязательного срока хранения, отбраковываем подлежащие уничтожению.
- Учет всех требований законодательства. Наш сотрудник подготовит тома для сдачи в соответствии с требованиями архива. Помимо подборки документации наш эксперт проверит документацию на наличие ошибок и внесёт предложение по исправлению (если имеется возможность).
- Быстрое решение вопросов при ликвидации организации. Особенно актуальны услуги нашей компании для хозяйствующих субъектов, подлежащих ликвидации. Штат сотрудников сокращён, остаётся ликвидационная комиссия в составе нескольких человек. Для ускорения процесса сдачи документации в архив предлагаем воспользоваться услугой архивирование документов.
- Сокращение затрат Вашего личного времени. Экспертиза, подборка, подшивка документов занимает продолжительное время и требует подготовки по вопросам законодательства. В нашей команде имеются специалисты, знающие архивное дело, и процесс подготовки значительно ускорится.
Отзывы о компании
За годы работы мы заслужили доверие организаций разных масштабов и направлений деятельности, что подтверждается отзывами и благодарностями. Ниже представлены отзывы клиентов, которые решили воспользоваться бухгалтерскими услугами и передали ведение бухучета на аутсорсинг своей компании нам
ООО «Гранд Риэлт» выражает особую благодарность компании ООО «Бухгалтерские технологии» за плодотворное сотрудничество, компетентность во всех вопросах бухгалтерского и налогового учета, а также совершенный профессионализм в работе!
Главным достоинством бухгалтеров Вашей компании является умение оперативно выполнять поставленные перед ними задачи, а также обязательность и внимательность, проявленные в ходе работы.
Благодарим Ваш коллектив за добросовестное, ответственное и внимательное отношение, а также рекомендуем ООО «Бухгалтерские технологии» как надежного партнера по оказанию бухгалтерских услуг!
Наше предприятие занимается масштабными проектами по строительству объектов и сооружений. Бухгалтерский учет в строительстве имеет свои особенности, требует дополнительных временных затрат и глубоких знаний. Мы долго находились в поиске компетентного бухгалтера в штат и ввиду специфики нашей деятельности недоверчиво относились к аутсорсингу. Тем не менее, по рекомендации, которая поступила от наших партнеров, обратились в ООО «Бухгалтерские технологии».
Высокий профессионализм, богатый практический опыт и готовность к решению любых задач работников ООО «Бухгалтерские технологии» поразил нас. С того времени продолжаем сотрудничать только с ООО «Бухгалтерские технологии», нам был предоставлен главный бухгалтер, с которым мы ведем коммуникацию. Доброжелательный и компетентный специалист, взаимодействие с которым – одно удовольствие. В ведении бухгалтерского и налогового учета сложностей не возникает. Даже самые нестандартные вопросы решаются оперативно и безукоризненно.
Желаем Вам успехов в работе и дальнейшего профессионального роста Вашей компании. С удовольствием рекомендуем ООО «Бухгалтерские технологии» как профессионального и надежного партнера!
Выражаю Вам благодарность за взаимовыгодное сотрудничество и помощь в оказании бухгалтерских услуг. Бухгалтерский аутсорсинг с ООО «Бухгалтерские технологии» – это очень удобно. Все Ваши преимущества не счесть! Но можно выделить главные из них – доброжелательность, компетентность, ответственность, индивидуальный подход, оперативность! Я искренне впечатлена отзывчивостью и профессионализмом Ваших специалистов!
Кроме своевременного и качественного оказания услуг, специалисты ООО «Бухгалтерские технологии» на постоянной основе оказывают огромную консультационную поддержку по всем вопросам, возникающим в процессе ведения предпринимательской деятельности, всегда делятся четкими и дельными советами, которые помогают принимать эффективные и грамотные решения.
Рекомендую ООО «Бухгалтерские технологии» как надежную компанию по оказанию бухгалтерских услуг и просто команду, которая заряжает небывалым позитивом и стремлением идти только вперед!
В прошлом году обратился в ООО «Бухгалтерские технологии» за помощью ведения бухгалтерского учета и сдачи налоговой отчетности. В тот же день порадовала четкость и ответственность, с которой специалисты подошли к оказанию услуг.
Несмотря на то, что упрощенная система налогообложения считается простой формой ведения налогового учета, у меня всегда возникало множество вопросов. После знакомства со сплоченной и интересной командой ООО «Бухгалтерские технологии» вести предпринимательскую деятельность стало намного легче и спокойнее. Я очень доволен качеством оказываемых услуг! Все возникающие вопросы решаются оперативно и с особым вниманием моего бухгалтера.
Благодарю вас за компетентность, отзывчивость и настоящий профессионализм. Надеюсь на дальнейшее сотрудничество с вами!
ООО «Бизнес квартал» выражает искреннюю благодарность и глубочайшую признательность управляющему ООО «Бухгалтерские технологии» индивидуальному предпринимателю Кривоносу Евгению Ивановичу за плодотворное сотрудничество и достижение в процессе сотрудничества самых высоких целей.
Наше сотрудничество по вопросу ведения бухгалтерского учета и консультационных услуг с ИП Кривоносом Е.И. началось более 4 лет назад. В 2019 году ввиду расширения договор на бухгалтерское обслуживание был перезаключен с ООО «Бухгалтерские технологии». В процессе сотрудничества ООО «Бухгалтерские технологии», в частности Кривонос Е.И., многолетним добросовестным трудом доказали свой профессионализм и компетентность в области бухгалтерского и налогового учета, а также в целом в области финансовой политики организаций различных видов деятельности.
Хочется особенно отметить оказание компетентной помощи со стороны ООО «Бухгалтерские технологии» в части составления бизнес-планов, налогового и бухгалтерского консультирования, ревизии бухгалтерского учета, а также экспертизы состояния бухгалтерского учета. Все услуги были оказаны на высочайшем уровне, с глубоким знанием дела и, что немаловажно, с должной долей ответственности!
Благодарим Вас за профессиональное решение сложных нестандартных вопросов, постоянную готовность помочь советом и делом, а также за почтительное отношение к нам как к Вашему клиенту.
Мы верим в сохранение деловых отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество. Желаем ООО «Бухгалтерские технологии» успешного развития и свершения новых побед на рынке бухгалтерских услуг!
ООО “ЕвроЗамки Плюс” уже длительный период сотрудничает с компанией ООО «Бухгалтерские Технологии». Общее впечатление можно выразить кратко: профессионализм, комплексный подход к решению поставленных задач, умение точно и своевременно выполнять взятые на себя обязательства. В компании работают сотрудники, способные в нужный момент разобраться в ситуации любой сложности в кратчайшие сроки. Я рада, что выбрала компанию ООО «Бухгалтерские Технологии» в качестве партнера и уверена, что наше дальнейшее сотрудничество будет только развиваться. Я желаю Вам процветания, профессиональных успехов и благополучия!
Выражаем благодарность ООО «Бухгалтерские технологии» за качественное оказание бухгалтерских услуг! Все отчеты сдаются своевременно, ведение учета ведется безукоризненно, сотрудники всегда рады ответить на все вопросы, касающиеся бухучета.
Рекомендуем ООО «Бухгалтерские технологии» как надежную компанию по ведению бухгалтерского учета.
Наша компания находится на стадии запуска, поэтому принимать бухгалтера в штат не совсем целесообразно, да и рабочее место для бухгалтера тоже выделить проблематично, так как еще во всю идут ремонтные работы. Тем не менее отчетность сдавать нужно вовремя. Поэтому мы выбрали аутсорсинг бухгалтерских услуг. Сотрудничаем с конца прошлого года с ООО «Бухгалтерские технологии», весь бухгалтерский и налоговый учет возложили на указанную компанию.
Работая с профессионалами компании «Бухгалтерские технологии», всегда можно рассчитывать на своевременную обратную связь и практические советы. Рекомендую компанию ООО «Бухгалтерские технологии» как надежного партнера!
Бухгалтерская компания «Бухгалтерские технологии» отличается вежливыми и дружелюбными сотрудниками, способными подойти к каждому вопросу индивидуально. Все обладают не только высоким уровнем знаний в области бухгалтерского учета, но и имеют большой опыт работы с в этой сфере. Благодарим Вас за помощь в ведении бухгалтерского и налогового учета!
ООО «Бухгалтерские технологии» оказывает нашей организации полный спектр услуг бухгалтерского и налогового учета. Очень довольны работой специалистов - всё выполняется профессионально, быстро, да и стоимость вполне приемлемая. Рекомендуем!
Получить полную
информацию об услугах
также можно по телефону:
